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Das Endprodukt der meisten Datenbankanwendungen ist ein Bericht. In Access stellt der Bericht eine spezielle Art eines Endlosformulars dar, das speziell auf den Ausdruck zugeschnitten ist. Access kombiniert Daten in Tabellen, Abfragen und sogar Formularen zu einem Bericht, den man drucken und an Personen verteilen kann, die ihn benötigen oder anfordern. Als Bericht kann man auch die gedruckte Version eines Formulars heranziehen, was vor allem bei Berichten für die Unterstützung von Entscheidungen der Fall ist – eines der Themen in Kapitel 20, »Grafiken in Formulare und Berichte einzufügen«. Durch das Drucken eines Endlosformulars läßt sich ein Bericht erstellen, der einige oder alle Werte der Felder in einer Tabelle oder Abfrage anzeigt.
Das vorliegende Kapitel beschreibt, wie man mit Hilfe der Berichts-Assistenten relativ einfache Berichte erstellt, einschließlich mehrspaltiger Adreßetiketten. Das Kapitel zeigt auch, wie Sie die vom Assistenten erstellten Berichte nach Ihren Vorstellungen zuschneiden. Das nächste Kapitel beschreibt, wie man einen Bericht von Grund auf neu ohne Einsatz des Berichts-Assistenten erstellt.
Die meisten Methoden zum Erstellen von Formularen zur Verarbeitung von Transaktionen, die Sie in Kapitel 11 und Kapitel 12 kennengelernt haben, sind auch auf Berichte anwendbar. Die folgende Liste zeigt die hauptsächlichen Unterschiede zwischen Berichten und Formularen:
Access-Berichte haben viele Charakteristika mit Formularen gemeinsam, wozu unter anderem folgende gehören:
Die von Access erzeugten Berichte lassen sich in sechs Basistypen – die sogenannten Layouts – einteilen, die in der folgenden Liste ausführlich erläutert werden:
Einspaltige Berichte listen in einer langen Spalte von Textfeldern die Werte jedes Feldes in jedem Datensatz einer Tabelle oder Abfrage auf. Ein Bezeichnungsfeld kennzeichnet den Namen eines Feldes, und ein Textfeld rechts vom Bezeichnungsfeld stellt die Werte bereit. Mit dem AutoBericht-Feature von Access 97 erstellt man einen einspaltigen Bericht durch simplen Klick auf die Schaltfläche AutoBericht der Symbolleiste. Einspaltige Berichte verwendet man aufgrund der Papierverschwendung nur selten.
Abbildung 14.1: Vorschau eines tabellarischen Berichts, der aus der Tabelle Kunden der Nordwind-Datenbank erstellt wurde.
Die ersten vier Berichtsarten verwenden genau wie Formulare eine Tabelle oder Abfrage als Datenquelle. Diese Berichtsarten bezeichnet man als gebunden zur Datenquelle. Der Hauptbericht eines ungebundenen Berichts ist nicht mit einer Tabelle oder Abfrage als Datenquelle verknüpft. Die in einem ungebundenen Bericht enthaltenen Unterberichte müssen jedoch an eine Datenquelle gebunden sein. Ungebundene Berichte erlauben die Aufnahme von Unterberichten, die an unabhängige Tabellen oder Abfragen gebunden sind.
Dieser Abschnitt zeigt, wie man mit dem Berichts-Assistenten einen gruppierenden Bericht auf der Basis von Daten in den Tabellen Artikel und Lieferanten der Nordwind-Beispieldatenbank erstellt. (Wie der Formular-Assistent erlaubt der Berichts-Assistent das Erstellen von Berichten, die Daten aus mehreren Tabellen enthalten, ohne daß man zuerst eine Abfrage erzeugen muß.) Dieser Bericht zeigt die Menge der einzelnen Nahrungsmittelarten bei der Inventur, gruppiert nach Artikelkategorie.
Zum Erstellen eines Inventurberichts modifizieren wir den grundlegenden, vom Berichts-Assistenten erzeugten Bericht. Die Abläufe beim Erstellen eines grundlegenden Berichts mit dem Berichts-Assistenten sind vergleichbar mit den Schritten, die Sie in Kapitel 12 für Formulare praktiziert haben. Der Berichts-Assistent bietet sich für die Einführung in das Erstellen von Berichten mit Access an, da die Schritte praktisch denen entsprechen, die Sie auch beim Beginn mit einem leeren Standardbericht ausführen. Kapitel 15 erläutert, wie man mit einem leeren Bericht beginnt und daraus komplexere Berichte entwickelt.
Zum Erstellen des Berichts Artikel auf Lager nach Kategorie führen Sie die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte Berichte, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neu. Access zeigt das Dialogfeld Neuer Bericht (siehe Abbildung 14.2) an.
Abbildung 14.2: Das Dialogfeld Neuer Bericht, in dem Sie den Typ
und die Datenquelle für den Bericht auswählen.
Abbildung 14.3: Auswahl der Felder eines Berichts aus einer oder mehreren Tabellen
oder Abfragen im ersten Dialogfeld des Berichts-Assistenten
Wenn Sie die Reihenfolge der im rechten Fensterausschnitt von Abbildung 14.4 angezeigten Felder verändern möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche <, um das Feld zurück in die Liste Verfügbare Felder zu verschieben. Ihre Schritte im jeweils vorhergehenden Dialogfeld können Sie rückgängig machen, um beispielsweise einen Fehler zu korrigieren, indem Sie auf die Schaltfläche Zurück klicken, wenn diese aktiviert ist. Die Schaltfläche Fertigstellen übernimmt alle Standardwerte und springt an das Ende des Assistenten. Verwenden Sie also diese Schaltfläche nur dann, wenn Sie mit den Standardauswahlen des Berichts-Assistenten vertraut sind.
Abbildung 14.4: Im zweiten Dialogfeld des Berichts-Assistenten legen Sie fest, wie die Daten anzuzeigen sind.
Abbildung 14.5: Der erste Hinweisbildschirm des Berichts-Assistenten.
Abbildung 14.6: Auswahl der Gruppierungsebenen für den Bericht.
Abbildung 14.7: Auswahl der Gruppierungsintervalle für den Bericht.
Wenn Ihre Anwendung ein Textcodierungsschema verwendet, wie etwa GTRA für alkoholische und GTRN für nichtalkoholische Getränke, können Sie alle Getränke in einer einzelnen Gruppe kombinieren, indem Sie aus der Liste Gruppierungsintervalle die Option 3 Anfangsbuchstaben wählen. Access 97 stellt diese Option für numerische Felder und für Felder des Datentyps Text bereit.
Abbildung 14.8: Auswahl einer Sortierreihenfolge für Felder innerhalb von Gruppen.
Abbildung 14.9: Im Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen des Berichts-Assistenten wählen Sie die Zusammenfassungsdaten, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten.
Abbildung 14.10: Wahl eines Layouts für einen Bericht.
Abbildung 14.13 zeigt den grundlegenden Bericht, den der Berichts-Assistent erstellt. Verwenden Sie die senkrechten und waagerechten Bildlaufleisten, um die Vorschau wie dargestellt zu positionieren. (Belassen Sie den Bericht in der Seitenansicht, da Sie diesen Bericht als Basis für Beispiele in folgenden Abschnitten dieses Kapitels verwenden.)
Abbildung 14.11: Auswahl eines Stils für Ihren Bericht.
Abbildung 14.12: Hier geben Sie dem Bericht einen Namen und einen Titel und wählen,
wie Sie den fertigen Bericht ansehen möchten.
Beachten Sie in Abbildung 14.13, daß der Bericht so aussieht, als hätte er doppelte Spalten – eine Lieferanten-Spalte, die den Namen des Artikellieferanten aufführt, und die Firmenspalte, die ebenfalls den Namen des Artikellieferanten angibt. Für diese Duplizität gibt es zweierlei Gründe:
Abbildung 14.13: Der vom Berichts-Assistenten erstellte grundlegende Bericht, angezeigt in einem maximierten Fenster.
Wenn Sie sich das Nachschlagefeld in der Entwurfsansicht ansehen, kennzeichnet eine nichtfunktionelle Dropdown-Liste-Schaltfläche die Nachschlagefelder (vergleichen Sie dazu Abbildung 14.14 im nächsten Abschnitt »Die Berichtsfenster von Access«). Dieser Bericht muß nicht das Feld Firma der Tabelle Lieferanten einbinden, da es sich beim Feld Lieferanten-Nr um ein Nachschlagefeld handelt.
Mit wenigen Modifikationen können Sie einen fertigen Bericht mit den notwendigen Informationen zur Analyse des aktuellen Lagerbestandes von Nordwind erhalten. (Siehe »Modifizieren eines vom Berichts-Assistenten erstellten grundlegenden Berichts« weiter hinten in diesem Kapitel.)
Die Fenster, die Sie für den Entwurf und die Ausführung von Access-Berichten verwenden, sind einfacher zu handhaben als Fenster für andere grundlegende Access-Funktionen. Um einen vorhandenen Access-Bericht zu öffnen, klicken Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte Berichte und wählen dann einen Berichtsnamen aus dem Datenbankfenster aus. Wenn Sie auf die Schaltflächen Entwurf oder Neu klicken, um einen neuen Bericht zu erstellen, erscheint die Symbolleiste Berichtsentwurf mit den in Tabelle 14.1 aufgeführten Schaltflächen.
Tabelle 14.1: Standardschaltflächen der Symbolleiste im Berichts-Entwurfsmodus
Viele der in Tabelle 14.1 aufgeführten Schaltflächen erfüllen sowohl für Formulare als auch Berichte die gleiche Funktion. Wie im Entwurfsmodus für Formulare sind die Schaltflächen für das Formatieren von Text auf der Symbolleiste Formatierung nur aktiviert, wenn ein Steuerelementobjekt, das Text enthalten kann, markiert ist. Die Symbolleiste Formatierung für Berichte ist mit der in Kapitel 12 beschriebenen Symbolleiste Formatierung für Formulare identisch.
Wenn Sie auf den Namen eines vorhandenen Berichts doppelklicken oder auf die Schaltfläche Vorschau im Datenbankfenster klicken, wird der Bericht in der Seitenansicht angezeigt, die den Ausführen-Modus für Berichte darstellt. Tabelle 14.2 listet die Schaltflächen der Symbolleiste in der Seitenansicht auf.
Tabelle 14.2: Standardschaltflächen der Symbolleiste in der Seitenansicht des Berichts
Kapitel 22 behandelt die Verwendung der Schaltfläche OfficeVerknüpfungen zum Drukken von Berichten als Dateien im RFT-Format. Kapitel 21 erläutert das Drucken von Dateien im Excel BIFF-Format. Kapitel 15 geht auf das Verknüpfen von Dateien, die aus Berichten erstellt wurden, mit Microsoft-Mail-Nachrichten ein.
Die Schaltfläche AutoFormat arbeitet bei Berichten genauso wie bei Formularen. Kapitel 12 erläutert in schrittweisen Anleitungen den Einsatz der Schaltfläche AutoFormat von Access 97 und die Anpassung vordefinierter AutoFormat-Stile oder das Erzeugen Ihrer eigenen AutoFormat-Stile. Folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt »AutoFormat verwenden« in Kapitel 12, um einem Bericht einen AutoFormat-Stil zuzuweisen oder einen AutoFormat-Stil für einen Bericht zu definieren oder anzupassen. Access speichert Stile für Berichte und Formulare separat, so daß Sie für Ihre Berichte eigene AutoFormat-Stile erstellen müssen.
Zum Erzeugen eines AutoFormats für benutzerdefinierte Berichte müssen Sie (genau wie bei Formularen) zunächst einen Bericht erstellen, in dem Steuerelemente mit der Formatierung, die Sie in den neuen Stil übernehmen möchten, enthalten sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoFormat auf der Symbolleiste, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Anpassen im Dialogfeld AutoFormat, um das Format anzupassen.
Der Berichts-Assistent versucht, den optimalen Bericht in einem Durchlauf zu erstellen. Normalerweise kommt der Assistent nahe genug an ein Endprodukt heran, so daß Sie weit weniger Zeit für die Modifikation eines vom Berichts-Assistenten erzeugten Basisberichts aufwenden müssen als für einen Bericht, den Sie von einer leeren Standardvorlage erstellen.
In den folgenden Abschnitten verwenden Sie die Features von Access für den Berichtsentwurf, um den Bericht attraktiver und übersichtlicher zu gestalten.
Der erste Schritt beim Modifizieren eines vom Assistenten erstellten Berichts besteht in der Veränderung der auf dem Bericht vorhandenen Steuerelemente. Bei der anfänglichen Modifikation brauchen Sie nicht die Bezeichnungsfelder und Textfelder genau ausrichten. Mit diesen Arbeiten befaßt sich der Abschnitt »Steuerelemente horizontal und vertikal ausrichten« weiter hinten in diesem Kapitel. Um den vom Assistenten erstellten Bericht zu modifizieren und Platz für zusätzliche Steuerelemente zu schaffen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.14: Der grundlegende Bericht im Entwurfsmodus (alle Symbolleisten wurden ausgeblendet, um den gesamten Bericht sichtbar zu machen).
Abbildung 14.15: Der grundlegende Bericht nach dem Löschen des Bezeichnungsfeldes und Textfeldes Kategorie-Nr und dem Einengen des Raumes für den Kopf der Kategorie-Nr.
Abbildung 14.16: Verschieben der markierten Bezeichnungsfelder und Textfelder zum linken Rand des Berichts.
Abbildung 14.17: Der Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie nach Bearbeitung, Größenänderung und Neuanordnung vorhandener Steuerelemente.
Abbildung 14.18: Der Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie nach dem Hinzufügen des Feldes Kategorie-Nr in den Fußbereich Kategorie-Nr.
Abbildung 14.19: Der vollständig modifizierte Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie im Entwurfsmodus.
Abbildung 14.20: Vorschau auf den Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie.
Wie Sie im vorangegangenen Abschnitt dieses Kapitels gesehen haben, werden Nachschlagefelder (Look-up-Felder) auf einem Bericht als Kombinationsfeld mit eingeschränkter Funktion plaziert. Das Kombinationsfeld können Sie nicht für die Auswahl von Werten verwenden, es bewirkt aber das Abrufen eines Wertes aus einer anderen Tabelle, um diesen statt des eigentlichen Feldwertes anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise das Feld Kategorie-Nr im Bericht unterbringen (wie Sie es im vorherigen Abschnitt ausgeführt haben), zeigt Access den Kategorienamen und nicht die eigentliche Kategorie-Nr im Bericht an, da dem Feld Kategorie-Nr in der Tabelle Artikel die Eigenschaften eines Nachschlagefeldes zugewiesen wurden. Wenn Sie das Feld Kategorie-Nr auf dem Bericht plazieren, erzeugt Access automatisch ein Kombinationsfeld mit den für das Abfragen des Feldes Kategoriename aus der Tabelle Kategorien benötigten Eigenschaften.
Allerdings wird nicht jede Tabelle, die Sie in Ihren Berichten verwenden, über Nachschlagefelder verfügen, noch ist es unbedingt wünschenswert, Nachschlagefelder für alle numerischen Codefelder (wie etwa Kategorie-Nr und Lieferanten-Nr) zu erzeugen. Wenn Sie einen Nachschlagewert für ein Feld anzeigen möchten, das nicht als Nachschlagefeld definiert ist, verwenden Sie die Domänen-Aggregatfunktion DomWert von Acces, um aus einer anderen Tabelle Werte abzufragen, die einem Wert in einem der Felder des Berichts entsprechen. Wenn Sie zum Beispiel sowohl die eigentliche Kategorie-Nr als auch den Kategorienamen im Gruppenfuß des Berichts Artikel auf Lager nach Kategorie angeben möchten, zeigen Sie mit der Funktion DomWert den Text des Feldes Kategoriename aus der Tabelle Kategorien an und mit einem gebundenen Textfeld die Kategorie-Nr aus der Tabelle Artikel.
Um das Kombinationsfeld Kategorie-Nr in ein Standardtextfeld zu ändern und ein neues Feld Kategoriename hinzuzufügen, das die Funktion DomWert auf den Fußbereich Kategorie-Nr des Berichts Artikel auf Lager nach Kategorie anwendet, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.21: Das transformierte und in der Größe geänderte Feld Kategorie-Nr mit dem neuen, ungebundenen Textfeld, das die Funktion DomWert enthält.
Abbildung 14.22: Überprüfung des Namens für das Textfeld Kategorie-Nr.
Berechnete Steuerelemente wie das Steuerelement DomWert (DLookup), das Sie im vorherigen Abschnitt hinzugefügt haben, lassen sich in Berichten sinnvoll einsetzen. Mit berechneten Steuerelementen bestimmen Sie beispielsweise Menge mal Einzelpreis oder Menge mal Kosten. Sie verfügen nun über genügend Platz auf der rechten Seite des Berichts, um eine Spalte für das Feld Einzelpreis und eine Spalte für den aus Einzelpreis mal Lagerbestand errechneten Inventurwert hinzuzufügen. Führen Sie dazu die in den folgenden Unterabschnitten beschriebenen Schritte aus.
Den Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie haben Sie durch direkte Auswahl der Felder aus den Tabellen Artikel und Lieferanten im Berichts-Assistent erstellt. Im Ergebnis ist die Eigenschaft Datenherkunft für den Bericht als Ganzes eine SQL-Anweisung, die nur diejenigen Felder auswählt, die Sie anfänglich im Berichts-Assistenten gewählt haben. Felder können Sie in den Bericht zwar einfügen, indem Sie ungebundene Textfelder erstellen und mit Hilfe des Ausdrucks-Editors einen Ausdruck für das Abrufen des gewünschten Wertes erzeugen, es ist aber wesentlich einfacher, mittels einer Abfrage die gewünschten Felder für den Bericht auszuwählen und die neue Abfrage als Datenquelle des Berichts zu substituieren.
Abbildung 14.23: Der Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie mit dem hinzugefügten DomWert-Feld.
Um eine Abfrage für den Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie zu erzeugen, führen Sie die nachstehenden Schritte aus:
Abbildung 14.24: Die Abfrage Artikel auf Lager, die alle Felder aus der Tabelle Artikel enthält und Auslaufartikel ausschließt.
Die gerade erstellte Abfrage enthält alle Felder aus der Tabelle Artikel und schließt das Feld Auslaufartikel aus dem Recordset aus. (Mit anderen Worten schließt die Abfrage nur diejenigen Datensätze ein, deren Feld Auslaufartikel den Wert Falsch oder keinen Wert enthält.)
Um die Eigenschaft Datenherkunft für den Bericht zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Nach der Änderung der Datenherkunft für den Bericht können Sie nun leicht auf das Feld Einzelpreis zugreifen, das Sie für das Hinzufügen der zusätzlichen berechneten Felder in den Bericht benötigen. Um das Feld Einzelpreis und das berechnete Feld Wert in den Bericht aufzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.25: Neuanordnung des Fußbereichs Kategorie-Nr, um Platz für zusätzliche Felder zu schaffen.
Abbildung 14.26: Aufnahme der Felder Preis, Wert, Gesamtwert, Gesamtwert % und Wert über alles in den Bericht.
Abbildung 14.27: Seite 1 des Berichts mit berechneten Artikelwerten und Zwischensummen.
Abbildung 14.28: Die letzte Seite des Berichts mit Gesamtsummen für Bestand und Wert.
Auf Berichten ist die genaue Ausrichtung der Bezeichnungsfelder und Textfelder wichtiger als auf Formularen, da in einem gedruckten Bericht jede Abweichung sofort ins Auge fällt. Die Formatierung dieser Steuerelemente verbessert weiterhin die Erscheinung und die Übersichtlichkeit des Berichts.
Der Abstand der Berichtszeilen im Detailbereich wird durch die Tiefe des Bereichs gesteuert. Ebenso können Sie die Leerzeilen über und unter den Köpfen und Füßen durch Anpassung der Tiefe ihrer Bereiche und der vertikalen Position der Steuerelemente innerhalb der Bereiche beeinflussen. Um einen professionell aussehenden Bericht zu erstellen, müssen Sie sowohl Ausrichtung und Formatierung als auch den Zeilenabstand der Steuerelemente justieren.
Zur Ausrichtung der Steuerelemente markieren Sie zuerst die auszurichtenden Zeilen und justieren dann die Spalten. Access stellt verschiedene Optionen zur Größenanpassung und Ausrichtung von Steuerelementen bereit, um diesen Prozeß zu vereinfachen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Größe und Ausrichtung der von Ihnen erstellten Steuerelemente anzupassen:
Wie Sie Abbildung 14.27 entnehmen können, bedarf die Formatierung verschiedener Steuerelemente einer Überarbeitung. Obwohl die Werte für die Artikel-Nr rechtsbündig ausgerichtet sind, ist die zentrierte oder linksbündige Ausrichtung bei Werten angebrachter, die als Codes und nicht als zu addierende Zahlen verwendet werden. Die Angabe der Währungszeichen im Feld für Einzelpreis beeinträchtigt die Lesbarkeit des Berichts, und die Formatierung der Spalte Wert ist ebenfalls nicht gerade vorteilhaft.
Um die Format-Eigenschaft dieser Felder zu ändern, führen Sie die nachstehenden Schritte aus:
Wie Abbildung 14.27 zeigt, sind die Steuerelemente im Seitenkopfbereich weiter als erforderlich voneinander entfernt, und die Tiefe der Steuerelemente im Kopfbereich des Berichts steht nicht im richtigen Verhältnis zur Textgröße. Der Zeilenabstand der übrigen Bereiche des Berichts ist zwar zufriedenstellend, man könnte ihn jedoch ebenfalls ändern. Die Minimierung des Zeilenabstands erlaubt das Drucken eines Berichts auf weniger Blättern.
Abbildung 14.29: Die letzte Seite des Berichts mit den an die Werte korrekt zugewiesenen Formateigenschaften.
Um den Zeilenabstand für den Seitenkopf- und Detailbereich des Berichts zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.30: Der Bericht in der Berichtsansicht nach der Anpassung der Tiefe von Berichtskopf, Seitenkopf und Detailbereich.
Die ganzseitige Berichtsansicht zeigt den Bericht, wie er unter Verwendung der Standarddruckränder von Access mit 2,5 cm oben, unten und an den Seiten des Berichts gedruckt wird (Abbildung 14.31). Im Dialogfeld Seite einrichten können Sie die gedruckte Version des Berichts anpassen. Der Ablauf beim Drucken eines Berichts gilt auch für das Drucken der Daten, die in Tabellen und Abfragen enthalten sind, sowie für einzelne Datensätze oder Endlosformulare.
Zum Ändern der Druckränder für einen Bericht führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 14.31: Der fertige Bericht in der Ganzseitenansicht.
Abbildung 14.32: Das Dialogfeld Seite einrichten für
das Drucken von Datenblättern, Formularen und Berichten.
Abbildung 14.33: Die Ganzseitenvorschau des Berichts mit den zugewiesenen neuen Druckrändern.
Das Dialogfeld Seite einrichten verfügt über eine Registerkarte Seite, die die Festlegung von Papiergröße und Ausrichtung gestattet. Das Dialogfeld enthält außerdem eine Registerkarte Spalte, auf der Sie Festlegungen für das Drucken von Adreßetiketten und anderen mehrspaltigen Berichten treffen können. Der nächste Abschnitt beschreibt diese Festlegungen und wie man sie einrichtet.
Abbildung 14.34: Das Dialogfeld Drucken steuert das Drucken von Datenblättern,
Formularen und Berichten.
Verwaiste DatensaetzeAccess stellt für Gruppen die Eigenschaft Zusammenhalten bereit, die verwaiste Datensätze am unteren Rand der Seite vermeidet. Je nach der Tiefe Ihres Berichtsbereichs finden Sie eventuell nur ein paar Datensätze der nächsten Gruppe (sogenannte verwaiste Datensätze) am unteren Rand der Seite. Wenn eine vollständige Gruppe nicht auf eine Seite paßt, können Sie einen Seitenwechsel wie folgt erzwingen:
Abbildung 14.35: Festlegen der Gruppeneigenschaft Zusammenhalten.
Der Berichts-Assistent nimmt die anderen Eintragungen im Dialogfeld Sortieren und Gruppieren automatisch vor. Das nächste Kapitel beschreibt, wie man das Dialogfeld Sortieren und Gruppieren verwendet, um Berichte ohne die Hilfe des Assistenten zur erstellen.
AdressetikettenMit Access lassen sich mehrspaltige Berichte drucken. Man kann zum Beispiel einen einspaltigen Bericht mit dem Berichts-Assistenten erzeugen und dann den Bericht so anordnen, daß die Werte aus dem Detailbereich in einer festgelegten Anzahl von Spalten über die Seite gedruckt werden. Die gebräuchlichste Anwendung mehrspaltiger Berichte ist das Erstellen von Adreßetiketten.
Adreßlisten können Sie mit dem Berichts-Assistenten erstellen oder mit einem leeren Formular beginnen. Der Vorteil des Berichts-Assistenten liegt darin, daß er nahezu alle Abmessungen handelsüblicher Aufkleber für Nadeldrucker oder Laserdrucker kennt. Man wählt die Artikelnummer des gewünschten Aufklebers, und Access bestimmt die Anzahl der Spalten, Zeilen pro Seite und die Ränder für den Detailbereich des Berichts. Adressetiketten-AssistentMan kann den Adreßetiketten-Assistenten auch an Etiketten abweichender Größen oder anderer Hersteller anpassen.
Die Nordwind-Datenbank enthält einen Bericht Kundenetiketten, den Sie an Ihren eigenen Entwurf von Adreßetiketten anpassen können. Abbildung 14.36 zeigt den Detailbereich des Berichts Kundenetiketten in der Schriftart Arial 9 Punkt und einer Größe der Etiketten von 6,319 cm * 2,55 cm.
Man kann die Anzahl der Spalten in einer Zeile und die Anzahl der Zeilen auf einer Seite durch Auswahl der Einstellungen in der Registerkarte Spalten im Dialogfeld Seite einrichten (Abbildung 14.37) festlegen. Dieses Dialogfeld erscheint bei Wahl von Datei/Seite einrichten entweder in der Seitenansicht oder der Berichts-Entwurfsansicht.
Die Textfelder, Kontrollkästchen und Optionsfelder des Dialogfelds erlauben die Ausführung der folgenden Prozeduren:
Abbildung 14.36: Der modifizierte Bericht Kundenetiketten in der Entwurfsansicht
Die Werte dieser Eigenschaften wurden hier für drei Spalten von zehn Etiketten pro Seite eingestellt. Auf die Einstellungen für diese Spalten und Seiten haben Sie über die Layout-Seite des Dialogfelds Seite einrichten Zugriff.
Nachdem Sie die Abmessungen für die Adreßetiketten festgelegt und auf OK geklickt haben, erscheint die Darstellung der Etiketten in voller Größe in der Seitenansicht, wie es Abbildung 14.38 zeigt.
Abbildung 14.37: Die Registerkarte Spalten des Dialogfelds
Abbildung 14.38: Drei Etiketten in horizontaler Richtung bei Darstellung in voller Größe in der Berichtsansicht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zoom der Symbolleiste, um das Ganzseiten-Layout anzuzeigen. Um die festgelegten Layout-Eigenschaften der Etiketten zu testen, drucken Sie nur die erste Seite der Etiketten auf Standardpapier oder eine Kopie der Etikettenvorlage, die der Etikettenpackung beiliegt.
Gegebenenfalls sind geringere Anpassungen der Ausrichtung vorzunehmen, da die obere linke Ecke des Druckbildes und die obere linke Ecke des Papiers nicht genau übereinstimmen müssen.
Wenn Sie die Option Nach unten, dann quer gewählt haben, entspricht das Drucken aufeinanderfolgender Detailzeilen der Technik, die Textverarbeitungen und Seitenlayout-Anwendungen wie Aldus PageMaker für das Erstellen von Spalten im Zeitungssatz verwenden. Wenn die erste Spalte bis zur Höhe der Seite gefüllt ist, füllt die Detailzeile die nächste Spalte rechts daneben.
Zeitungsspalten sind zwar für Adreßetiketten geeignet, aber schwierig in der korrekten Form zu formatieren, wenn man andere Arten von einspaltigen Berichten in mehrspaltige umwandelt. Damit Zeitungsspalten überhaupt funktionieren, muß man die Eigenschaft Zusammenhalten für den Detailbereich des Berichts auf Nein setzen und dann die Höhe des Detailbereichs so festlegen, daß die Felddaten für einen einzelnen Datensatz in einem einzelnen Satz von Zeilen erscheinen. Enthalten die Detaildaten Memo-Felder mit variabler Textmenge in einem Textfeld, bei dem die Eigenschaft Vergrößerbar auf Ja gesetzt ist, wird die geeignete Formatierung von Zeitungsspalten nahezu unmöglich. Statt Access die Knobelaufgabe zu übertragen, Zeitungsspalten zu erzeugen, sollten Sie das Layout des Detailbereichs im Entwurfsmodus mit mehreren Spalten zu versehen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen der Symbolleiste Seitenansicht, um in den Entwurfsmodus für den Bericht zu gelangen. Klicken Sie auf die Maximieren-Schaltfläche des Fensters, um das Entwurfsfenster bei Bedarf zu maximieren. Der mit dem Berichts-Assistenten erstellte Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie sollte nun Abbildung 14.14 entsprechen.
"Zusammenfassung für 'Kategorie-Nr' = 1' (12 Detaildatensätze)."
In diesem Bericht soll nicht nur die Kategorie-Nr, sondern eine ausführlichere Beschreibung der Artikel-Kategorie erscheinen. Löschen Sie dieses berechnete Feld; es wird im nächsten Schritt ersetzt.
Um die Teilsumme im Fußbereich Kategorie-Nr zu kennzeichnen, ist jetzt ein gebundenes Textfeld hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feldliste in der Symbolleiste. Wählen Sie Kategorie-Nr aus der Liste im Fenster Feldliste.
Markieren Sie das Bezeichnungsfeld des Feldes Kategorie-Nr, das Sie gerade plaziert haben, und verwenden Sie die Dropdown-Listen Schriftart und Schriftgrad auf der Symbolleiste Formatierung, um die Schrift des Bezeichnungsfelds in Arial und die Größe auf 8 Punkt festzulegen. Markieren Sie als nächstes das Textfeld Kategorie-Nr, klicken Sie auf die Schaltfläche Fett in der Symbolleiste, um das Schriftattribut Fett dem Textfeld Kategorie-Nr zuzuweisen, und wählen Sie außerdem die Schriftart Arial und einen Schriftgrad von 8 Punkt. Abbildung 14.18 zeigt das neue gebundene Feld Kategorie-Nr an der Position des berechneten Felds, das Sie in Schritt 8 gelöscht haben. (Führen Sie gegebenenfalls einen Bildlauf nach oben aus, um den Fußbereich des Berichts und den Seitenfußbereich ins Blickfeld zu rücken.)
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern der Symbolleiste, um Ihren Bericht zu speichern.
Wenn ich meinen Bericht in der Seitenansicht anzeige oder drucke, erscheint (sowohl im Druck als auch in der Anzeige) eine leere Seite nach jeder Seite mit Daten.
Wenn die Breite eines Berichts größer ist als die bedruckbare Breite (Papierbreite minus der Summe von linkem und rechten Rand), verdoppelt sich die Anzahl der Berichtsseiten. Spalten von Feldern, die nicht in die Seitenbreite passen, werden auf einer zweiten Seite gedruckt, ähnlich den Druckverfahren bei Tabellenkalkulationen. Wenn Sie Ihren rechten Rand über den rechten Druckrand hinaus festlegen, oder wenn der rechte Rand irgendeines Steuerelements auf dem Bericht über den rechten Druckrand hinaus reicht, sind die zusätzlichen Seiten oftmals leer. Ändern Sie die Druckränder, oder reduzieren Sie die Breite Ihres Berichts, so daß er mit der nutzbaren Seitenbreite für den Ausdruck konform geht. (Vergleichen Sie dazu den Abschnitt »Seitenränder anpassen und konventionelle Berichte drucken« weiter hinten in diesem Kapitel.)
Um den Fortschritt Ihrer Arbeiten zu überprüfen, sollten Sie regelmäßig auf die Schaltfläche Seitenansicht der Symbolleiste klicken, um den Bericht vor dem Drucken anzuzeigen. Momentan ist der Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie in der Seitenansicht zu sehen, wie es Abbildung 14.20 zeigt.
Mit der Domänen-Aggregatfunktion DomWert (DLookup) die Namen für Artikelkategorien drucken
Im Entwurfsmodus des Berichts markieren Sie das Kombinationsfeld Kategorie-Nr und wählen dann Format/Ändern zu/Textfeld, um das Kombinationsfeld in ein normales Textfeld umzuwandeln. Dieses Feld zeigt nun nicht mehr das Nachschlagefeld Kategoriename an, sondern die eigentliche, im Feld Kategorie-Nr gespeicherte Zahl.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Toolbox, um die Toolbox anzuzeigen (falls diese noch nicht eingeblendet ist).
Löschen Sie das Bezeichnungsfeld für das neue Textfeld, und geben Sie dem Textfeld selbst das Textattribut Fett.
=DomWert("[Kategoriename]";"Kategorien";"[Kategorie-Nr] = Bericht![Kategorie-Nr]") & "-
Kategorie"[Kategoriename] ist der Wert, den Sie an das Textfeld zurückgeben möchten. Kategorien bezeichnet die Tabelle, die das Feld Kategoriename enthält. [Kategorie-Nr] = Bericht![Kategorie-Nr] gibt das Kriterium an, das den Datensatz in der Tabelle Kategorien mit einem Wert von Kategorie-Nr auswählt, der gleich dem Wert im Textfeld Kategorie-Nr Ihres Berichts ist. Das Präfix Bericht ist erforderlich, um zwischen dem Feld Kategorie-Nr der Tabelle Kategorien und einem Steuerelementobjekt desselben Namens zu unterscheiden. (Bericht ist in diesem Beispiel erforderlich, da Access das Textfeld Kategorie-Nr des Berichts automatisch als Kategorie-Nr benannt hat.)
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsansicht auf der Symbolleiste. Ihr Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie sollte nun Abbildung 14.23 entsprechen.
Wenn ich meinen Bericht in der Seitenansicht anzeige oder drucke, zeigt das Textfeld mit der Funktion DomWert die Meldung #Fehler oder einfach nur das Wort Kategorie.
Der DomWert-Ausdruck enthält bei Ihnen einen Schreibfehler oder es fehlt eines der Objekte, die Sie spezifiziert haben. Vergewissern Sie sich, daß Sie den Eintrag im Textfeld Kategoriename genau wie im obigen Schritt 6 eingegeben haben. Wenn der Feldname in der Tabelle oder Abfrage, nach dem Sie suchen, mit dem Namen des Steuerelements identisch ist, stellen Sie sicher, daß Sie das Präfix Bericht! vor den Namen des Steuerelements gesetzt haben. Beispielsweise müssen Sie Bericht! angeben, wenn Sie Kategoriename als Name des neuen Steuerelements zuweisen, das Sie im obigen Beispiel hinzugefügt haben.
Andere berechnete Steuerelemente in den Bericht aufnehmen
Die Datensatzquelle des Berichts ändern
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbankfenster der Symbolleiste, um das Datenbankfenster anzuzeigen. Klicken Sie auf die Registerkarte Abfragen und dann auf die Schaltfläche Neu, um eine neue Abfrage zu erstellen.
Öffnen Sie den Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie im Entwurfsmodus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften der Symbolleiste, um das Eigenschaftenfenster des Berichts zu öffnen. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Daten, um die verschiedenen Dateneigenschaften des Berichts anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern auf der Symbolleiste, um die Änderungen am Bericht zu speichern.
Die berechneten Felder hinzufügen
Zeigen Sie den Bericht Artikel auf Lager nach Kategorie im Entwurfsmodus an (falls er nicht bereits in dieser Ansicht geöffnet ist). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Toolbox in der Symbolleiste, um die Toolbox von Access anzuzeigen (falls sie nicht bereits eingeblendet ist).
Klicken Sie in der Toolbox auf das Werkzeug Bezeichnungsfeld, und plazieren Sie das Bezeichnungsfeld rechts vom Bezeichnungsfeld Bestand im Seitenkopfbereich. Tippen Sie Preis als Bezeichnung ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Feldliste in der Symbolleiste, um das Dialogfeld Feldliste zu öffnen. Markieren Sie Einzelpreis, und ziehen Sie das Feldsymbol auf die Position unter dem Bezeichnungsfeld Preis im Detailbereich. Legen Sie das Textfeld ab, und löschen Sie das Bezeichnungsfeld des Feldes Einzelpreis im Detailbereich des Berichts.
Um das berechnete Textfeld Wert zu erzeugen, klicken Sie auf die Schaltfläche Textfeld in der Toolbox und fügen das Textfeld rechts neben das Textfeld Einzelpreis ein.
Die Eingabe von AusdrückenEingeben gestaltet sich einfacher, wenn man das Dialogfeld Eigenschaften anzeigt und den Ausdruck als Eigenschaft SteuerelementinhaltAusdruecke eingeben eingibt. Drücken Sie (Umschalt)+ (F2), um das Zoom-FeldAusdruecke eingeben zu öffnen, damit Sie den gesamten Ausdruck während der Eingabe sehen können.
Wiederholen Sie die Schritte 5 und 6, um das Textfeld Gesamtwert im Fußbereich Kategorie-Nr zu erstellen, geben Sie hier aber =Summe([Lagerbestand]*[Einzelpreis]) als Ausdruck für die Teilsumme ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fett der Symbolleiste, um die Eigenschaft Schriftbreite in Fett zu ändern. Klicken Sie im Dialogfeld Eigenschaften auf die Registerkarte Andere, und legen Sie dann die Name-Eigenschaft dieses Textfelds mit GesamtWert fest.
Wenn das Dialogfeld Parameter erscheint, haben Sie einen oder mehrere Feldnamen in den Ausdrücken falsch geschrieben. Klicken Sie auf Abbrechen, und prüfen Sie die Eigenschaften, die Sie in den Schritten 6 bis 10 neu festgelegt haben.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsansicht in der Symbolleiste, um das Ergebnis der Änderungen zu begutachten. Der Bericht sollte etwa Abbildung 14.27 entsprechen. Verwenden Sie bei Bedarf die vertikale Bildlaufleiste, um momentan nicht sichtbare Elemente in den Anzeigebereich zu holen. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie man die noch nicht ganz zufriedenstellende Ausrichtung von Werten und den Abstand der Zeilen im Detailbereich korrigiert.
Steuerelemente ausrichten und formatieren sowie Zeilenabstand anpassen
Steuerelemente horizontal und vertikal ausrichten
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen der Symbolleiste für die Berichtsansicht, um zum Entwurfsmodus zurückzukehren.
Markieren Sie alle Steuerelemente in der Spalte Bestand. Wählen Sie Format / Ausrichten / Rechtsbündig, so daß Access die Spalte mit dem rechten Rand des am weitesten rechts zur Spalte stehenden Textes ausrichtet. Klicken Sie als nächstes auf die Schaltfläche Rechtsbündig der Symbolleiste, um den Inhalt der Bezeichnungsfelder und Textfelder nach rechts auszurichten. (Im ersten Teil dieses Schrittes wurden die Steuerelemente selbst nach dem am weitesten rechts stehenden Steuerelement ausgerichtet, während der zweite Teil den von den Steuerelementen angezeigten Text oder die Daten nach rechts ausrichtet.)
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsansicht der Symbolleiste, um den Bericht mit der verbesserten Ausrichtung von Zeilen und Spalten anzuzeigen.
Steuerelemente formatieren
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen der Symbolleiste, um zur Entwurfsansicht zurückzukehren.
Klicken Sie auf das Textfeld Artikel-Nr im Detailbereich, und klicken Sie auf die Schaltfläche Zentriert der Symbolleiste.
Wenn Sie das Format Währung wählen, statt #.#00,00 DM einzugeben, um dem Wert ein Währungszeichen (DM) hinzuzufügen, stimmt die Ausrichtung der Gesamtsummen nicht mehr. Die Währungsformatierung verschiebt die Zahl nach links, um Platz für die Klammern zu schaffen, mit denen Buchhalter negative Geldbeträge kennzeichnen.
Die Gesamtsumme Werte über alles im Fußbereich des Berichts stellt das wichtigste Element des Berichts dar. Klicken Sie deshalb auf die Schaltfläche Linien-/Rahmenfarbe der Symbolleiste, und klicken Sie dann auf das schwarze Kästchen, um dieses Feld mit einem schwarzen Rahmen zu versehen. Klicken Sie als nächstes auf die Schaltfläche Linien-/Rahmenbreite und dann auf die Schaltfläche für die 2-Punkt-Linie. Damit erhöht sich die Dicke des Rahmens um die Gesamtsumme.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsansicht der Symbolleiste, um die vorgenommenen Modifikationen an der Formatierung zu überprüfen. Klicken Sie auf die Navigationsschaltfläche für die letzte Seite, um die letzte Seite des Berichts anzuzeigen (Abbildung 14.29).
Zeilenabstand anpassen
Gegebenenfalls müssen Sie in den Entwurfsmodus zurückkehren und die Breite oder Position der Textfelder für Teilsummen und Gesamtsummen anpassen, um diese Werte mit denjenigen für die einzelnen Artikel auszurichten.
Sie können die Größe der Steuerelemente und den Zeilenabstand genauer anpassen, wenn Sie Format / Am Raster ausrichten wählen. Dieser Befehl wirkt als Umschalter für die Ausrichtung am Raster.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um zur Entwurfsansicht zurückzukehren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsansicht in der Symbolleiste, um die Tiefe des Seitenkopfes und den Zeilenabstand des Detailbereichs zu überprüfen. Der in Abbildung 14.30 gezeigte Zeilenabstand liegt in der Nähe des erreichbaren Minimums. Den Zeilenabstand eines Bereichs kann man nicht geringer machen als der vom kleinsten Textfeld oder Bezeichnungsfeld erforderliche – auch dann nicht, wenn man die Höhe-Eigenschaft des Bereichs im Eigenschaftenfeld reduziert, da Access die Eingabe abweist und durch den vorherigen Wert ersetzt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Zoom in der Symbolleiste, um den Bericht in der ganzseitigen Darstellung anzuzeigen. Das Klicken mit der Maus, wenn der Zeiger als Vergrößerungsglas angezeigt wird, hat die gleiche Wirkung wie das Klicken auf die Schaltfläche Zoom. Durch abwechselndes Klicken schaltet man zwischen der Darstellung in voller Größe und der Ganzseitendarstellung um.
Seitenränder anpassen und konventionelle Berichte drucken
Die für einen Bericht im Dialogfeld Seite einrichten festgelegten Druckränder sind nur für den aktiven Bericht gültig. Jeder Bericht verfügt über einen eigenständigen Satz von Rändern. Beim Speichern des Berichts speichert Access die Randeinstellungen mit.
Um den Bericht zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken in der Symbolleiste. Access druckt den Bericht unmittelbar unter Verwendung der aktuellen Druckeinstellungen. Wenn Sie den ausgewählten Drucker, die Seitenausrichtung, die grafische Qualität oder andere Druckeinstellungen ändern möchten, wählen Sie Datei/Drucken. Es erscheint das Standarddialogfeld Drucken für den unter Windows als Standard festgelegten Drucker. Abbildung 14.34 zeigt zum Beispiel das Dialogfeld Drucken für einen HP DeskJet 520.
Verwaiste Datensätze mit der Eigenschaft Gruppe zusammenhalten verhindern
Klicken Sie in der Entwurfsansicht des Berichts auf die Schaltfläche Sortieren und Gruppieren, um das Dialogfeld Sortieren und Gruppieren zu öffnen.
Schließen Sie das Dialogfeld Sortieren und Gruppieren, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berichtsansicht, um das Ergebnis aus der Zuweisung der Gruppeneigenschaft Zusammenhalten zu überprüfen.
Wenn Sie einen Gruppenkopf oder -fuß einzeln löschen oder hinzufügen möchten (statt paarweise), wählen Sie im entsprechenden Eigenschaftenfeld des Dialogfelds Sortieren und Gruppieren die Einträge Ja bzw. Nein.
Mehrspaltige Berichte als Adreßetiketten drucken
Die Randeinstellungen Links und Oben (die Sie auf der Registerkarte Ränder des Dialogfelds Seite einrichten festgelegt haben) geben die Position an, bei der Access die obere linke Ecke des ersten Etiketts auf der Seite druckt. Bei den meisten Laser- und Tintenstrahldruckern sind hier je nach Modell bestimmte Mindestwerte einzuhalten (Größenordnung 0,5 bis 1 cm). Etiketten für Laser- und Tintenstrahldrucker sind mit einem Schutzrand versehen, so daß die Randbereiche auf dem Rückseitenblatt verbleiben, wenn man die einzelnen Etiketten abzieht.
Seite einrichten.
Ein Imprint des Markt&Technik Buch- und Software- Verlag GmbH
Elektronische Fassung des Titels: Special Edition: Access 97, ISBN: 3-8272-1013-5
