Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungen beherrschen den Markt der Windows-Anwendungen im geschäftlichen Bereich. Laut Untersuchungen der Industrie gehört hier bei mehr als 70 Prozent aller Windows-Installationen eine Tabellenkalkulation zur Standardausstattung. Bei weiterer Verbreitung von Windows 95 und Windows NT Workstation wird Microsoft Office mit den 32-Bit-Versionen Excel 97 und Word 97 wahrscheinlich die bisher dominierende Position der 16-Bit-Versionen von Microsoft Office 4+ übernehmen. Tabellenkalkulationen erlauben die Emulation bestimmter Merkmale von Datenbankverwaltungen, wie etwa das Sortieren von Zellbereichen, die als »Datenbank« auf einem Tabellenblatt definiert sind.
Eines der hauptsächlichen Einsatzgebiete von Access 97 ist die Umwandlung von Daten aus umfangreichen Tabellenblättern in Tabellen mit einer relationalen Datenbankstruktur. Für die Konvertierung aus dem vertrauten Tabellenblatt-Modell in eine Access 97-Datenbank sprechen vor allem folgende Gründe:
In vielen Situationen ist jedoch das Umwandeln eines Tabellenblatts in eine Datenbank unpraktisch. Vielleicht müssen Sie aber Daten aus einem Tabellenblatt in einer Access-Anwendung anzeigen, importieren oder bearbeiten. In diesem Fall bietet sich das Verknüpfen des Tabellenblatts als OLE-ObjektTabellenblaetter verknuepfen an. Mit dem zu Microsoft Office gehörenden ODBC-Treiber lassen sich auch Tabellenblätter im Format von Excel 5+ an Tabellen von Access 97 anbinden.
Der erste Abschnitt dieses Kapitels demonstriert die eingeschränkte Nutzbarkeit von angebundenen Tabellenblättern aufgrund der erforderlichen Restrukturierung der Daten in die relationale Form. Das zweite Schwerpunktthema dieses Kapitels – »Excel als OLE-Server« – beschreibt, wie man Tabellenblattdaten als OLE-Objekte in gebundene oder ungebundene Objektfelder einbettet oder verknüpft.
Die folgenden Beispiele beziehen sich auf Microsoft Excel 97. Allerdings können Sie auch andere Windows-Tabellenkalkulationen einsetzen, die die Funktionen eines OLE-Servers bieten. In den ersten Beispielen ist keine Tabellenkalkulation erforderlich. Hier geht es darum, wie man Daten aus Tabellenblättern in Access-Tabellen neu organisiert. Sie brauchen nur eine geeignete Datei im Excel- (.XLS) oder Lotus- (.WK) Format, um diese zu importieren.
Die mit Excel und anderen Tabellenkalkulationen erzeugten Tabellenblätter enthalten oft Daten, die sich für eine Verarbeitung durch relationale Datenbanktechniken anbieten. Allerdings ist die Organisation eines Tabellenblatts normalerweise für die schnelle Anzeige der Daten ausgelegt und seltener für die Manipulation durch ein RDMBS geeignet.
Die (im nächsten Abschnitt beschriebene) Tabelle STK_21_1 ist ein Beispiel für ein Tabellenblatt, das für die Anzeige von Daten formatiert ist. Vier Zeilen in 22 Spalten enthalten jeweils das Äquivalent eines Datenbankdatensatzes – alle verfügbaren Daten für eine einzelne Aktie. Beim Entwurf von Tabellenblättern ist der Aufbau eines Datensatzes aus mehreren Zeilen durchaus üblich. Diese Struktur unterscheidet sich vom Entwurf einer geeigneten Tabellenblatt-Datenbank, bei dem alle Daten für einen einzelnen Eintrag (in diesem Fall für eine Aktie) in einer einzigen Zeile enthalten sind. Die folgenden Beispiele in diesem Abschnitt zeigen, wie man ein Tabellenblatt mit mehrzeiligen Datensätzen importiert und die enthaltenen Daten in Detailtabellen von Access konvertiert. Tabellenerstellungs- und Aktualisierungsabfragen unterstützen die Reorganisation von Daten in die relationale Form.
Die in den folgenden Abschnitten präsentierten Beispiele basieren auf einem speziellen Tabellenblattformat, das die Kurse der New Yorker Börse für gewöhnliche Aktien enthält. Ein ähnliches Format verwenden auch Online-Finanzdienste, bei denen die Übertragung der Daten auf den automatischen oder manuellen Import in Tabellenblätter ausgerichtet ist. Sicherlich finden Sie selbst Beispiele für andere statistische Zeitreihendaten, die sich in der Form von Tabellenblättern erfassen lassen. Die folgenden Abschnitte beziehen sich zwar ausschließlich auf ein bestimmtes Datenformat, allerdings lassen sich die hier beschriebenen Verfahren zur Konvertierung in ein Datenbankformat auf fast alle, in Spalten und Zeilen angeordneten Zeitreihendaten übertragen.
Die für die zahlreichen Beispiele in diesem Kapitel verwendete Datei – STK_21.XLS (Format Excel 97) – enthält Höchstkurs, Tiefstkurs und Handelsvolumen für mehr als 300 einzelne Aktien und einen Zeitraum von 21 Tagen ab dem 10. April 1992. Diese Datei wurde ursprünglich als Lotos-1-2-3-Tabellenblatt (STK_21.WK1) von Ideas Unlimited erstellt.
Die Datei STK_21.XLS gehört zu den Beispieldateien für dieses Buch und ist über die Web Site Macmillan Publishing USA Information SuperLibrary verfügbar. Folgen Sie den Links von dieser URL zur Seite Special Edition Using Access 97 (Titel der Originalausgabe dieses Buches), um nähere Hinweise für den Download zu erhalten:
Die Beispieldateien sind im ZIP-Format archiviert. Eine Evaluationskopie der neuesten 32-Bit-Version von WinZip zum Expandieren von ZIP-Dateien können Sie herunterladen von:
Abbildung 21.1 zeigt die in Excel 97 geöffnete Arbeitsmappe STK_21.XLS, die drei TabellenblätterAktienkurse (Beispieldateien) umfaßt. Das Tabellenblatt STK_21_1 enthält drei vollständige Sätze von Beispieldaten – mehr als 300 Aktien in mehr als 1200 Zeilen. Im Tabellenblatt STK_21_2 sind 201 Zeilen und 50 Aktien enthalten, während STK_21_3 einen Umfang von 17 Zeilen und 4 Aktien aufweist. Die beiden kleineren Tabellenblätter STK_21_2 und STK_21_3 sollen den Einfluß der Tabellenblatt-Größe auf die Leistung von Access zeigen und kommen später in diesem Kapitel in den Abschnitten zum Thema OLE zum Einsatz. Die erste Zeile jedes Tabellenblatts wird für die Feldnamen der Tabelle verwendet. Die erste Spalte der ersten Zeile enthält den Eintrag »Day« (Tag), und die restlichen Spalten der ersten Zeile sind fortlaufend von 1 bis 21 numeriert.
Abbildung 21.1: In Excel 97 geöffnete Beispielarbeitsmappe STK_21.XLS.
Die Organisation dieser Tabellenblätter ist besonders für das erste Beispiel im nächsten Abschnitt »Das Beispiel-Tabellenblatt importieren« geeignet. Dort erfahren Sie, wie man ein Tabellenblatt reorganisiert, um eine geeignet gestaltete Tabelle zu erzeugen. Alternativ können Sie für die Beispiele jede Excel- oder .WK?-Datei verwenden, die mehrere Zahlenreihen enthält.
Als erstes ist eine neue Datenbank zu erstellen, in die die Daten des Tabellenblatts importiert werden. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:
Abbildung 21.2: Das Dialogfeld Importieren von Access 97.
Abbildung 21.3: Das erste Dialogfeld des Import-Assistenten für Kalkulationstabellen von Access 97 für das Importieren von Tabellenblatt-Dateien.
Abbildung 21.4: Das zweite Dialogfeld des Import-Assistenten für Kalkulationstabellen.
Markieren Sie die Tabelle STK_21_1, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, um die Tabelle in der Tabellenansicht anzuzeigen.
Abbildung 21.5: Festlegen der Spaltenbreite für die Tabelle STK_21_1.
Access hat den Feldtyp der numerischen Excel-97-Daten als Double (doppelte Genauigkeit) interpretiert, was für keinen Wert in der Tabelle erforderlich ist. Die numerischen Werte in der Tabelle lassen sich ausreichend durch den Datentyp Single (einfache Genauigkeit) darstellen. Durch Verwendung von Single statt Double reduziert sich der erforderliche Platz auf der Festplatte um etwa 33 Prozent.
Zum Ändern der Eigenschaft FeldgrößeEigenschaft der numerischen Felder der Tabelle STK_21_1 führen Sie die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurfsansicht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenblattfenster, um zur Tabellenansicht zurückzukehren. Es erscheint die Frage, ob Sie die Tabelle jetzt speichern möchten. Antworten Sie mit Ja. Falls der Hinweis erscheint, daß einige Daten gelöscht sein könnten, antworten Sie ebenfalls mit Ja. Access konvertiert jetzt die Feldgrößen in der Tabelle STK_21_1 von Double nach Single – es gehen keine Daten verloren. Ihre Tabelle sollte nun Abbildung 21.6 entsprechen.
Abbildung 21.6: Die überarbeitete Version der Tabelle STK_21_1.
Im zweiten Schritt des Umwandlungsprozesses definieren Sie die Tabellen, die nach der Normalisierung der Daten im importieren Tabellenblatt zu erzeugen sind. (Normalisierung der Daten bedeutet, diese in eine Form gemäß den Regeln des relationalen Datenbankentwurfs zu bringen.) Sehr wenige Tabellenblätter lassen sich in eine einzige Tabelle konvertieren, die den Standards der relationalen Datenbanken entspricht. Als wichtigste Elemente bei der Konvertierung müssen Sie daher die Tabellen für die Daten entwerfen und die Beziehungen zwischen diesen Tabellen untereinander einrichten. Ihrer Entwurfsstrategie liegen dabei die beiden folgenden Ziele zugrunde:
Der anfängliche Entwurf ist gewöhnlich ein Kompromiß zwischen diesen beiden Zielen. Im Beispiel der Aktienkurse liegen die Dinge einfacher, da weder Dateneingabe noch Bearbeitung erforderlich sind.
Bei der Vorbereitung des ersten Tabellenentwurfs für die Kurse und Umsätze der Aktien sind die folgenden Punkte zu berücksichtigen:
Wir behalten in den Beispielen dieses Kapitels die englischen Bezeichnungen bei, da die Quelldaten in dieser Form vorliegen und der echte Börsianer ohnehin mit diesen Begriffen vertraut ist. Für alle, die sich nicht in der Materie auskennen: High (oder Highest Price) – Höchstkurs, Low (oder Lowest Price) – Tiefstkurs, Close (oder Closing Price) – Schlußkurs, Volume – Handelsvolumen oder Umsätze. Die Bezeichnung der Tabellenblätter (STK...) ist von Stock – Aktie – abgeleitet.
Als nächstes ist die Taktik zu entwickeln, um die erforderlichen Tabellen entsprechend der obigen Strategie zu erstellen. Der Plan zur Umwandlung erfordert die folgenden Elemente:
Nachdem Sie nun die Umwandlungsstrategie festgelegt und sich für die Taktiken zu deren Umsetzung entschieden haben, können Sie nun deren Für und Wider testen, wie es der nächste Abschnitt beschreibt.
Tabellenerstellungsabfragen eignen sich insbesondere für das Erstellen neuer Tabellen aus Daten vorhandener Tabellen, wobei bestimmte Kriterien zugrundegelegt werden. Bei STK_21_1 erzeugen Sie mit Tabellenerstellungsabfragen eine endgültige Tabelle (Close) und drei temporäre Tabellen (Hi, Low und Vol). Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Öffnen Sie (falls erforderlich) die Tabelle STK_21_1. Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Neues Objekt in der Symbolleiste. Markieren Sie Abfrage in der Liste, um eine neue Abfrage basierend auf STK_21_1 zu erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen der Symbolleiste, um die temporäre Tabelle Hi zu erstellen. Access zeigt ein Meldungsfeld mit der Anzahl der in die neue Tabelle einzufügenden Datensätze an (Abbildung 21.9). Klicken Sie auf Ja, um die Tabellenerstellungsabfrage abzuschließen.
Abbildung 21.7: Erstellen der temporären Tabelle Hi mit einer Tabellenerstellungsabfrage.
Abbildung 21.8: Eingabe des Namens für die temporäre Tabelle im Dialogfeld Neu Tabelle erstellen.
Abbildung 21.9: Dieses Meldungsfeld erwartet die Bestätigung, daß Sie die angegebene Anzahl Zeilen in die neue Tabelle einfügen möchten.
Öffnen Sie das Datenbankfenster, klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und doppelklicken Sie in der Liste auf den Eintrag Hi, um die Tabelle anzuzeigen (Abbildung 21.10).
Abbildung 21.10: Die mit der Tabellenerstellungsabfrage erstellte temporäre Tabelle Hi.
Abbildung 21.11: Die Tabelle Close mit den Tickersymbolen der Aktien.
Alle im vorherigen Abschnitt erstellten Tabellen erfordern zusätzliche Felder, so daß Sie eine AnfügeabfrageAnfuegeabfragen entwerfen können, um eine geeignet strukturierte Tabelle zu erstellen. Als temporäres Schlüsselfeld wird ein AutoWert-Feld für jede der vier Tabellen verwendet. Der Tabelle Close ist ein Typ-Feld hinzufügen, und im Feld Day aller temporären Tabellen muß der Name in Typ geändert werden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Wenn eine Tabelle keine eindeutigen Werte enthält, auf denen man einen Primärschlüssel aufbauen kann, läßt sich mit AutoWert-FelderPrimaerschluesseln am schnellsten ein PrimärschlüsselAutoWert in die Tabelle einfügen.
Klicken Sie im Datenbankfenster auf die Registerkarte Tabellen, markieren Sie die Tabelle Hi, und klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurf.
Abbildung 21.12: Modifikationen am Entwurf der temporären Tabelle Hi.
Klicken Sie auf die Schaltfläche zur Feldauswahl des Feldes Typ, und drücken Sie (Einfg), um ein Feld am Beginn der Tabelle einzufügen. Tippen Sie ID in die Spalte Feldname ein, und wählen Sie AutoWert in der Spalte Felddatentyp. Klicken Sie auf die Schaltfläche Primärschlüssel in der Symbolleiste, um das ID-Feld zum Primärschlüsselfeld zu machen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabellenansicht auf der Symbolleiste. Speichern Sie die Änderungen an der Tabelle. Ein Meldungsfeld weist darauf hin, daß durch Ändern der Feldgröße-Eigenschaft auf einen kleineren Wert eventuell einige Daten gelöscht wurden (Abbildung 21.13). Klicken Sie auf Ja, um die Änderung zu bestätigen. Abbildung 21.14 zeigt die resultierende Tabelle.
Abbildung 21.13: Diese Warnung erscheint, da die Feldgröße für das Feld Typ verringert wurde.
Öffnen Sie die Tabelle Close im Entwurfsmodus. Ändern Sie den Feldnamen Day in Symbol, und legen Sie dessen Eigenschaft Feldgröße auf 10 fest, um die längeren Tikkersymbole unterzubringen.
Klicken Sie auf die Auswahlschaltfläche für das Feld Symbol, und drücken Sie (Einfg), um das AutoWert-Feld ID einzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Primärschlüssel auf der Symbolleiste, um den Primärschlüsselindex zu erzeugen.
Abbildung 21.14: Die temporäre Tabelle Hi mit dem hinzugefügten ID-Schlüsselfeld.
Abbildung 21.15: Modifikationen am Entwurf der Tabelle Close..
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabellenansicht der Symbolleiste, speichern Sie Ihre Änderungen, und akzeptieren Sie die abgeschnittenen Felder. Abbildung 21.16 zeigt die resultierende Tabelle Close.
Das Extrahieren der Daten aus STK_21_1 in die erforderlichen Tabellen ist ein relativ einfacher Prozeß, da die verwendeten Bezeichnungen zur Kennzeichnung der Daten einheitlich durch das gesamte Tabellenblatt sind. Falls in der Originalversion des Tabellenblatts irgendwelche Bezeichnungen fehlen oder nicht einheitlich sind, können Sie dort mit einem entsprechenden Makro konsistente Bezeichnungen für die in eine bestimmte Tabelle zu übernehmenden Zeilen herstellen.
Abbildung 21.16: Die Tabelle‘Close mit den hinzugefügten Feldern ID und Typ.
Wenn in einem Feld Textwerte zu ersetzen sind, arbeitet der Befehl Ersetzen des Menüs Bearbeiten in der Regel schneller als das Erzeugen einer UPDATE-Abfrage. Da das Textfeld Suchen nach im Dialogfeld Ersetzen jedoch keine Null-Werte akzeptiert, können Sie den Code C (für »Close«) nicht über den Befehl Ersetzen des Menüs Bearbeiten in das Feld Typ der Tabelle Close einfügen. Statt dessen müssen Sie den Wert des Felds Typ mit einer Aktualisierungsabfrage ändern. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:
Aktivieren Sie die Tabelle Close. Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Neues Objekt der Symbolleiste, und wählen Sie Abfrage aus der Menüliste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen der Symbolleiste, um das Feld Typ der Tabelle Close zu aktualisieren. Wenn das in Abbildung 21.18 dargestellte Meldungsfeld erscheint, klicken Sie auf Ja.
Abbildung 21.17: Mit dieser Aktualisierungsabfrage nehmen Sie den Code C in das Feld Typ der Datensätze in der Tabelle Close auf.
Abbildung 21.18: Dieses Meldungsfeld gibt die Anzahl der aktualisierten Datensätze an.
Das Feld Symbol der Tabelle Close ist nun mit den Daten in den Tabellen Hi, Lo und Vol zu kombinieren, um die endgültigen Tabellen High, Low und Volume zu erstellen. Die drei endgültigen Tabellen erzeugen Sie in diesem Beispiel mit derselben Abfrage und ändern jeweils den Namen der temporären Tabellen.
Wenn Sie in einer Anwendung den Umwandlungsprozeß mit Hilfe von VBA-Code automatisieren, speichern Sie jede Abfrage unter einem eindeutigen Namen, damit sich die Abfrage durch eine VBA-Prozedur ausführen läßt.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die endgültigen Tabellen High, Low und Volume mit Tabellenerstellungsabfragen anzulegen:
Aktivieren Sie die Tabelle Close, klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Objekt: Abfrage der Symbolleiste. Im Dialogfeld Neue Abfrage markieren Sie Entwurfsansicht und klicken dann auf OK, um eine neue Abfrage auf der Basis der Tabelle Close zu erstellen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen der Symbolleiste, oder wählen Sie Abfrage / Tabelle anzeigen, um das Dialogfeld Tabelle anzeigen zu öffnen. Wählen Sie Hi aus der Liste Tabellen aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie dann die Schaltfläche Schließen. Access erstellt automatisch die Beziehung zwischen den ID-Feldern der Tabellen Close und Hi.
Dieser Schritt ist sehr wichtig. Wenn Access beim Einrichten dieser Beziehung scheitert und Sie die Beziehung nicht hinzufügen, entsteht das kartesische Produkt statt des gewünschten Ergebnisses. Ein kartesisches Produkt stellt alle möglichen Kombinationen aller Felder dar, die in den beiden Tabellen enthalten sind. In diesem Fall enthält das kartesische Produkt fast 95.000 Zeilen (305 mal 305).
Abbildung 21.19: Die Tabellenerstellungsabfrage für die endgültige Tabelle ‘High’
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen der Symbolleiste, um die endgültige Tabelle High zu erstellen. Klicken Sie auf OK im Meldungsfeld, das das Erstellen der neuen Tabelle bestätigt.
Das temporäre SchlüsselfeldTemporaere ID ist aus der Tabelle Close zu entfernen, damit Sie Symbol zum Schlüsselfeld bestimmen können. Führen Sie die folgenden Schritte aus:
Öffnen Sie das Datenbankfenster, klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und markieren Sie die Tabelle Close. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurf.
Markieren Sie das Feld Symbol. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Primärschlüssel der Symbolleiste, um das Feld Symbol zum Primärschlüsselfeld zu machen. Abbildung 21.20 zeigt die Entwurfsansicht der Tabelle Close.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabellenansicht in der Symbolleiste, um den Inhalt der Tabelle anzuzeigen. Klicken Sie auf OK, wenn Sie Access zum Speichern der Änderungen auffordert.
Abbildung 21.20: Die Tabelle‘Close mit dem Feld Symbol als Primärschlüsselfeld.
Abbildung 21.21: Die endgültige Version der Tabelle Close.
Die Tabellen Hi, Lo und Vol können Sie jetzt löschen. Das Löschen temporärer Tabellen spart Festplattenplatz – allerdings erst nach dem Komprimieren der Datenbank.
Ein wichtiger Schritt beim Erstellen von Tabellen aus externen Datenquellen besteht in der Überprüfung, ob die Tabellen die korrekten Informationen enthalten. Dieser Test läßt sich in den meisten Fällen am besten ausführen, wenn man die Daten in ihrem Originalformat – oder in einem, dem Originalformat möglichst nahekommenden – aus den Tabellen neu aufbaut. Diese Strategie erlaubt Ihnen einen direkten Vergleich der Quelldaten mit den in den Tabellen enthaltenen Daten.
Um ein Replikat des ursprünglichen Tabellenblatts STK_21_1 zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Aktivieren Sie das Datenbankfenster, klicken Sie auf die Registerkarte Tabellen, und markieren Sie die Tabelle Close.
Abbildung 21.22: Eingabe des Tabellennamens in das Dialogfeld Tabelle einfügen als.
Markieren Sie die Tabelle Aktienkurse in der Liste Tabellen des Datenbankfensters, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Entwurf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Indizes der Symbolleiste, um das Dialogfeld Indizes zu öffnen.
Markieren Sie sowohl das Feld Symbol als auch das Feld Typ. Halten Sie dazu die (Umschalt)-Taste nieder, und klicken Sie auf die beiden Feldauswahlschaltflächen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche PrimärschlüsselFestlegen der Symbolleiste.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabellenansicht der Symbolleiste und dann auf OK, wenn die Frage zum Speichern der Änderungen erscheint. Überprüfen Sie die Daten in der Tabelle, und schließen Sie dann das Fenster Aktienkurse.
Abbildung 21.23: Modifizieren des Schlüsselfeldes und der Indexeigenschaften der Tabelle Aktienkurse.
Damit Sie die Daten aus den anderen TabellenAnfuegen an die Tabelle Aktienkurse anfügen können, müssen Sie zunächst das Primärschlüsselfeld (ID) entfernen. In vorherigen Versionen von Access konnten Sie Daten aus Tabellen ohne einen identischen Satz von Feldern anfügen. Access 97 erzeugt die Meldung Die INSERT INTO-Anweisung enthält folgenden unbekannten Feldnamen: 'Feldname', wenn die Feldnamen in den Quell- und Zieltabellen nicht übereinstimmen. Öffnen Sie die Tabellen High, Low und Volume in der Entwurfsansicht, und löschen Sie das ID-Feld in allen drei Tabellen.
Statt des Löschens der ID-Felder können Sie auch alle Felder außer dem ID-Feld der Tabellen High, Low und Volume in die Abfragen hinzufügen, die Sie in den folgenden Schritten ausführen. Wenn Sie die ID-Felder aus den Tabellen löschen, sollten Sie sich Sicherungskopien der Tabellen High, Low und Volume anlegen, da Sie diese Tabellen erneut im nächsten Abschnitt dieses Kapitels »Die erstellten Tabellen verwenden« benötigen.
Um die Daten in den Tabellen High, Low und Volume in die Tabelle Aktienkurse aufzunehmen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Markieren Sie die Tabelle High im Datenbankfenster. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neues Objekt der Symbolleiste, und wählen Sie Abfrage aus der Menüliste aus, um das Dialogfeld Neue Abfrage anzuzeigen.
Abbildung 21.24: Im Dialogfeld Anfügen spezifizieren Sie den Namen der Tabelle, an die die Datensätze anzufügen sind.
Abbildung 21.25: Der Entwurf der Anfügeabfrage für das Hinzufügen von Datensätzen in die Tabelle Aktienkurse aus der Tabelle High..
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen der Symbolleiste, um die Datensätze aus der Tabelle High in die Tabelle Aktienkurse anzufügen. Das in Abbildung 21.26 dargestellte Meldungsfeld gibt die Anzahl der anzufügenden Datensätze an. Klicken Sie auf Ja.
Abbildung 21.26: Das Meldungsfeld zur Bestätigung der Anfügeoperation.
Löschen Sie die Feldliste der Tabelle High aus der Abfrage, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen der Symbolleiste. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 5, um die Daten der Tabellen Low und Volume an die Tabelle Aktienkurse anzuhängen.
Nachdem Sie die Daten aus den Tabellen High, Low und Volume an Aktienkurse angefügt haben, öffnen Sie die Tabelle Aktienkurse vom Datenbankfenster aus. Die Tabelle sollte Abbildung 21.27 entsprechen. Die Daten für Close, High, Low und Volume stehen in derselben Reihenfolge wie im ursprünglichen Tabellenblatt, da die Tabelle nach der Kombination der Felder Symbol und Typ als Primärschlüssel indiziert ist. Access erzeugt auf dem/den Schlüsselfeld(ern) einen Index ohne Duplikate.
Abbildung 21.27: Die endgültige Version der Tabelle Aktienkurse mit allen angefügten Datensätzen.
Abbildung 21.28: Vergleich der Tabelle Aktienkurse mit der Originalversion.
Die Struktur der Tabelle Aktienkurse entspricht nicht den Regeln für relationale Datenbanken, obwohl sie eine Verbesserung gegenüber dem ursprünglichen Excel-Tabellenblatt darstellt. Die Verwendung individueller Felder für das Datum bildet wiederholende Gruppen – eine Verletzung der ersten Normalform für relationale Tabellen. Eine vollständig normalisierte Tabelle würde aus einem einzelnen Datensatz für die Daten High, Low, Close und Volume für eine einzelne Aktie zu einem einzigen Datum bestehen. Der zusammengesetzte Primärschlüssel einer derartigen Tabelle würde das Tickersymbol für die Aktie und das Datum beinhalten. Das Erstellen einer vollständig normalisierten Tabelle aus STK_21.XLS erfordert aber den Einsatz der Automatisierung und umfangreichen Access-VBA-Code.
In diesem Abschnitt kombinieren Sie die Daten in den Tabellen mit Hilfe von Abfragen, um daraus Formulare und Berichte für die Anzeige der Daten in tabellarischer Form oder als Diagramm zu erstellen. Die Beziehungen zwischen den Tabellen sollten automatisch für die von Ihnen erzeugten Abfragen eingerichtet werden. Darüber hinaus müssen Sie die referentielle Integrität aufrecht erhalten. Es darf demzufolge nicht möglich sein, den Schlußkurs für eine Aktie zu löschen, für die Höchst- und Tiefstkurse sowie der Handelsumsatz vorhanden sind. Aufgrund dieser Forderung sind Beziehungen als Eigenschaften der Tabellen einzurichten.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Beziehungen zwischen den Tabellen herzustellen:
Öffnen Sie die Tabelle High in der Entwurfsansicht, markieren Sie das Feld Symbol, und klicken Sie auf die Schaltfläche Primärschlüssel der Symbolleiste, um das Feld Symbol als Primärschlüssel festzulegen. Wiederholen Sie diesen Prozeß für die Tabellen Low und Volume.
Aktivieren Sie das Datenbankfenster. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beziehungen der Symbolleiste, oder wählen Sie Extras / Beziehungen. Es wird das leere Fenster Beziehungen geöffnet, in dem das Dialogfeld Tabelle anzeigen aktiv ist.
Abbildung 21.29: Das Fenster Beziehungen mit den vier hinzugefügten Tabellen.
Abbildung 21.30: Im Dialogfeld Beziehungen legen Sie die Regeln für das Aufrechterhalten der referentiellen Integrität fest.
Abbildung 21.31: Das Fenster Beziehungen mit 1:1-Beziehungen zwischen jeder Tabelle.
Richten Sie immer Standardbeziehungen zwischen den Tabellen Ihrer Datenbank ein, damit diese Beziehungen automatisch in die erzeugten Abfragen eingefügt werden. Wenn Sie keine Standardbeziehungen festlegen und Access keine Beziehungen für Ihre Abfrage erzeugt (oder Sie vergessen, die Beziehungen zu erstellen), erhalten Sie wahrscheinlich das kartesische Produkt (weiter vorn in diesem Abschnitt erläutert) und nicht das gewünschte Ergebnis. Das kartesische Produkt kann bei großen Tabellen über alle Schranken wachsen und mehrere Minuten für die Erzeugung benötigen. Eine Unterbrechung über (Strg)+(Pause) ist eventuell nicht möglich. Windows verbraucht die gesamten Ressourcen beim Erzeugen des kartesischen Produkts und erzeugt schließlich einen Fehler wegen Speichermangels.
Zum Erstellen einer Testabfrage, die alle Daten aus Ihren Tabellen enthält, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Markieren Sie die Tabelle High im Datenbankfenster, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche Neues Objekt der Symbolleiste, und wählen Sie Abfrage aus dem Menü, um das Dialogfeld Neue Abfrage anzuzeigen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Tabelle anzeigen der Symbolleiste. Fügen Sie die Tabellen Low, Close und Volume hinzu. Sobald Sie eine Tabelle neu aufnehmen, werden die Verknüpfungen zwischen den Tabellen automatisch eingerichtet (durch die Beziehungen, die Sie in den vorherigen Schritten festgelegt haben) und durch die Verbindungslinien zwischen den Feldern Symbol gekennzeichnet (Abbildung 21.32). Klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, um das Dialogfeld Tabelle anzeigen zu schließen.
Abbildung 21.32: Teil des Abfrageentwurfs für die 21-Tage Aktienkurs-Abfrage.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen der Symbolleiste, um die Abfrage anzuzeigen. Sie können die Spalten der Abfrage ziehen, um diese in einer logischen Reihenfolge anzuordnen (Abbildung 21.33).
Abbildung 21.33: Die Ergebnismenge der Abfrage mit den neu angeordneten Spalten.
Abbildung 21.34: Die SQL-Anweisung für die Abfragen gemäß Abbildung 21.32 und 21.33.
Mit Abfragen des obigen Typs können Sie beliebige Daten in den vier Tabellen auf einem Formular anzeigen oder bearbeiten. Ebenso lassen sich mit diesen Abfragen die Aktiendaten insgesamt oder auszugsweise mit einem Access-Bericht ausdrucken. Mit einem entsprechenden Entwurf der Abfrage können Sie die Anzeige auch auf Aktien einschränken, die nach bestimmten Kriterien – etwa einem minimalen Handelsvolumen oder einem Bereich von Schlußkursen – ausgewählt sind. Die Möglichkeit, Daten in nahezu beliebiger Reihenfolge der Zeilen und Spalten auf schnelle Weise mit Hilfe einfacher Abfragen neu anzuordnen, zeigt, daß Access-Abfragedatenblätter zumindest so flexibel wie Tabellenblätter sind.
Wenn Sie für ein und denselben Satz von Aktien Daten sammeln, können Sie den Umwandlungsprozeß vereinfachen, indem Sie den Entwurf des Excel-Tabellenblatts modifizieren und an den Entwurf der Tabellen anpassen. Umfangreichere Änderungen am Excel-Tabellenblatt können Sie umgehen, wenn Sie die Access-Tabelle Aktienkurse zurück nach Excel im Format von Excel 97 exportieren.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Tabelle Aktiendaten in eine .XLS-Arbeitsmappe zu exportieren:
Markieren Sie die Tabelle Aktienkurse im Datenbankfenster.
Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche OfficeVerknüpfungenAnalysieren mit MS Excel in der Symbolleiste, und wählen Sie Analysieren mit MS ExcelOfficeVerknuepfungen, um die Tabellendaten zu exportieren und Excel mit dem aktiven Tabellenblatt Aktienkurse.xls zu starten (Abbildung 31.35).
Abbildung 21.35: Die Aktienkurse erscheinen in der Reihenfolge der Primärschlüsselfelder der Tabelle.
Das neue Tabellenblatt können Sie als Vorlage für die Eingabe oder den Import von Aktienkursen und Umsatzdaten für andere Datumsbereiche verwenden. Durch das neue Format entfällt auch das Anlegen temporärer Tabellen während des Umwandlungsprozesses.
Dieser Abschnitt beschreibt das Einrichten von Verknüpfungen zwischen Datenzellen in OLE-Objektfeldern und Tabellenblättern, die mit Excel 97 erstellt wurden. Bestimmte Beispiele können Sie zwar mit Excel 3.0 und 4.0 nachvollziehen, aber die Version 5 und spätere Versionen verfügen im Hinblick auf die OLE 2+-Kompatibilität über verschiedene zusätzliche Funktionen, die diesen Vorgang vereinfachen. Die schrittweisen Anleitungen dieses Abschnitts gehen davon aus, daß Sie mit dem Einsatz von Excel 5+ vertraut sind.
Ein Tabellenblatt oder Diagramm aus Excel können Sie als gebundenes oder ungebundenes OLE-Objekt einbetten oder verknüpfen. Daten des OLE-Tabellenblattobjekts lassen sich in die Zwischenablage kopieren und dann in ein gebundenes oder ungebundenes Textfeld einfügen. Die folgenden Abschnitte bringen Beispiele für diese Techniken.
Mit dem nachstehend beschriebenen Verfahren können Sie ein vollständiges Excel-Tabellenblatt in ein ungebundenes Objektfeld einbetten. In diesem Fall stellt die Präsentation eines Excel-Tabellenblatts (oder das, was Sie auf dem Tabellenblatt in einem gebundenen Objektfeld anzeigen können) den gesamten Inhalt des Tabellenblatts dar. Große eingebettete Tabellenblätter nehmen beträchtlichen Festplattenplatz ein und benötigten geraume Zeit für die Anzeige der Präsentation. Gegebenenfalls arbeiten Sie mit einem kleineren Tabellenblatt (mit einer Dateigröße von etwa 5 Kbyte oder weniger, beispielsweise mit einer aus dem Tabellenblatt STK_21_3 erzeugten Arbeitsmappe), falls der Festplattenplatz bei Ihnen knapp ist.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Excel-Tabellenblatt in ein ungebundenes ObjektfeldExcel-Tabellenblaetter einbetten eines neuen Formulars einzubetten:
Öffnen Sie (falls erforderlich) die Datenbank AKTIEN.MDB. Erstellen Sie ein neues, leeres Formular mit einer Höhe von etwa 9 cm und einer Breite von etwa 15 cm.
Abbildung 21.36: Einfügen eines ungebundenen Objekts aus einer Excel 97-Datei.
Es erscheint ein Meldungsfeld, daß das Excel-Tabellenblatt beschädigt ist, daß Excel nicht geeignet registriert ist oder daß nicht genügend Speicher zur Verfügung steht, um Excel zu öffnen.
Abbildung 21.37: Festlegen der Eigenschaften Aktiviert und Gesperrt des Objekts, um die direkte Aktivierung zu ermöglichen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularansicht der Symbolleiste, um die Präsentation Ihres Tabellenblatts anzuzeigen (Abbildung 21.38). Wird nur ein Teil einer Spalte angezeigt, wechseln Sie in die Entwurfsansicht und passen die Breite Ihres Objektfelds an, so daß eine vollständige Spalte mit einem rechten Rand von etwa 0,5 cm sichtbar ist. Gegebenenfalls können Sie auch die Höhe des Formulars anpassen, um einen unteren Rand von etwa 0,5 cm einzustellen. (Die Ränder innerhalb des Objektfelds sind notwendig. Siehe den folgenden Hinweis zur Fehlerbehebung.)
Abbildung 21.38: Die Präsentation eines Tabellenblatts in einem ungebundenen Objektfeld.
Abbildung 21.39: Das direkt aktivierte Tabellenblatt.
Abbildung 21.40: Öffnen von Excel 97 im eigenen Fenster (aus dem Präsentationsmodus heraus).
Die Schaltflächen zur Spalten- und Zeilenauswahl, die Tabellenblatt-Register, horizontale oder vertikale Bildlaufleiste erscheinen nicht, wenn das Objekt aktiviert ist.
Schließlich können Sie noch die Eigenschaft Größenanpassung des ungebundenen Objektfelds auf Zoomen setzen. Bei einem großen Tabellenblatt kann der Standardwert dieser Eigenschaft (Abschneiden) bewirken, daß die Funktionselemente an der rechten Seite und den unteren Rändern des aktivierten Arbeitsmappenobjekts abgeschnitten werden.
Einzelne Zahlen oder Textwerte können Sie gezielt aus einem verknüpften oder eingebetteten Excel-OLE-Objekt kopieren und in einem TextfeldDaten aus Excel-Tabellenblaettern importieren plazieren. Im nächsten Beispiel fügen Sie die Werte Close, High und Low für die Aktie AAL-S in ein mehrzeiliges Textfeld auf dem Formular ein, das Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Die ausgewählten Werte müssen Sie kopieren und einfügen, während das Formular in der Formularansicht ist. Andernfalls wird der eingefügte Text zur Eigenschaft Steuerelementinhalt des Textfelds, wodurch der Fehler #NAME? erscheint, wenn Sie das Formular in der Formularansicht anzeigen.
Abbildung 21.41: Einfügen eines markierten Bereichs aus einem Excel-Tabellenblatt als Text.
Wenn Sie ein oder mehrere gebundene Textfelder mit einem numerischen Datentyp erstellen, können Sie eine Zahl von einer markierten Einzelzelle in jedes Textfeld einfügen. Mit diesen Werten können Sie dann die Felder der Tabelle aktualisieren, an die das Textfeld gebunden ist. Per Automatisierung lassen sich allerdings die Werte in Tabellen mit Daten aus einer anderen Anwendung effizienter aktualisieren.
Abbildung 21.42: In ein ungebundenes Textfeld eingefügte Markierung aus einem Excel-Tabellenblatt.
Das Einbetten von Excel-Objekten bietet sich an, wenn Sie per Automatisierung Daten von einem Recordset-Objekt in eingebettete Tabellenblatt-Zellen übertragen. In den meisten Fällen ist jedoch das Erstellen einer OLE-Verknüpfung zu allen oder einem Bereich von Zellen in einem Tabellenblatt die gebräuchlichere Praxis. Das Verknüpfen erlaubt Ihnen das Anzeigen oder die Bearbeitung der neuesten Version der Tabellenblatt-Daten aus der Quelldatei. Die in Access vorgenommenen Änderungen werden zurückgegeben, wenn Sie Excel schließen, falls Sie die Änderungen speichern.
Der konventionelle Ablauf beim Verknüpfen einer Datei in Excel ist dem Einsatz von OLE 1.0 zum Verknüpfen von Grafikdateien ähnlich. Die direkte Aktivierung ist bei verknüpften Objekten nicht verfügbar. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Verknüpfung mit einem Bereich von Zellen in einer Excel-Datei zu erzeugen:
Abbildung 21.43: Das Dialogfeld Inhalte einfügen für einen verknüpften Zellbereich in einem Excel-Tabellenblatt.
Öffnen Sie das Eigenschaftenfenster, und setzen Sie die Eigenschaft Aktiviert des Objektfelds auf Ja und die Eigenschaft Gesperrt auf Nein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Formularansicht der Symbolleiste. Abbildung 21.44 zeigt die Präsentation des verknüpften Objekts.
Abbildung 21.44: Die Präsentation eines verknüpften Bereichs von Tabellenblatt-Zellen.
Abbildung 21.45: Durch Doppelklicken auf die Präsentation der verknüpften Zellen gestartete Instanz von Excel.
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