Die Komponenten der Microsoft Office 97 Software-Suite sind speziell darauf ausgerichtet, das anwendungsübergreifende Arbeiten zu erleichtern. An der Lösung einer Aufgabe sind dabei zwei oder mehr Windows-Anwendungen beteiligt. Ein bedeutendes Einsatzgebiet für Datenbankanwendungen ist das Erstellen von Adreßlisten für Serienbriefe. Daher bietet Access 97 – ein Mitglied der Professional Edition von Microsoft Office 97 – einen Seriendruck-Assistenten, der nicht nur das Erstellen von Word 97 Seriendruckdateien automatisiert, sondern Ihnen auch beim Entwurf neuer Serienbriefe hilft.
Sie können auch den umgekehrten Weg gehen und Serienbriefe mit Hilfe der neuen Seriendruckfunktion von Word 97 erstellen. Das Erstellen von Serienbriefen aus Word 97 kommt Benutzern entgegen, die nicht über Access 97 verfügen. Word 97 stützt sich auf die 32-Bit-Versionen von Microsoft Query (MSQRY32.EXE) und das neue ODBC-API in der Version 2.5, um Access 97 sowohl mit älteren .MDB-Dateien als auch mit verschiedenen anderen Datenbanktypen zu verbinden.
Analog zu Excel-Tabellenblättern können Sie WordDokumente in Objektfelder einbetten/verknuepfen-Dokumente in gebundene oder ungebundene Objektfelder einbetten oder mit diesen verknüpfen und ein komplettes Textverarbeitungssystem in Ihre Access-Anwendung einbauen. Wenn Sie das Word-Dokument in das Objektfeld einbetten, können Sie die Vorteile der direkten Aktivierung von OLE 2.1 nutzen, um die Arbeitsumgebung von Access fast identisch zu der von Word zu machen. Die Menüs von Word ergänzen das Access-Menü, und die Symbolleisten von Word erscheinen als verankerte oder unverankerte Symbolleisten auf Ihrer Anzeige. Das Dokument-Fenster von Word finden Sie – in der Seitenansicht – innerhalb der Grenzen Ihres Objektfelds.
Der Seriendruck-Assistent von Access 97 hilft Ihnen beim Erstellen eines neuen Seriendruckdokuments oder bei der Nutzung eines vorhandenen Seriendruckdokuments, aus dem Sie Serienbriefe ableiten. Der Seriendruck-Assistent verwendet eine Tabelle oder eine Abfrage als Datenquelle für die Seriendruckdatei. Die nächsten Abschnitte erläutern die folgenden Methoden für das Erstellen eines Serienbriefes:
Wenn Sie einen neuen Assistenten zum erstenmal ausprobieren, ist es üblich, ein neues Objekt zu erzeugen, statt mit dem Assistenten ein vorhandenes Objekt – etwa ein Seriendruck-Hauptdokument – zu modifizieren. In den folgenden Schritten erstellen Sie mit dem Seriendruck-Assistenten ein neues Seriendruck-Hauptdokument aus Datensätzen der Tabelle Kunden der Nordwind-Datenbank.
Der Einsatz des Seriendruck-Assistenten verbraucht einen beträchtlichen Teil der Windows-Ressourcen, da Word und zwei Instanzen von Access gleichzeitig laufen. Wenn Ihr Computer mit weniger als 16 MByte RAM ausgestattet ist, schließen Sie alle laufenden Anwendungen mit Ausnahme von Word und Access, bevor Sie mit dem folgenden Prozeß beginnen.
Öffnen Sie (falls erforderlich) NORDWIND.MDB, und markieren Sie die Tabelle Kunden im Datenbankfenster.
Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche OfficeVerknüpfungenSeriendruck mit MS Word der Symbolleiste, und wählen Sie Seriendruck mit MS Word aus dem Dropdown-Menü, um den Microsoft Word-Seriendruck-Assistenten zu starten. Abbildung 22.1 zeigt das erste und einzige Dialogfeld des Assistenten.
Abbildung 22.1: Das einzige Dialogfeld des Microsoft Word-Seriendruck-Assistenten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche SeriendruckfeldEinfuegen einfügen, um die Felder aus der Tabelle Kunden in der Dropdown-Liste zu kontrollieren (Abbildung 22.2).
Abbildung 22.2: Anzeige der verfügbaren Seriendruckfelder im Fenster Seriendruck von Word 97.
Klicken Sie in Word 97 auf die Schaltfläche einblenden/ausblenden auf der Symbolleiste von Word, um alle nichtdruckbaren Zeichen (Absatzmarken, Leerzeichen, Tabulatoren und andere Symbole des Dokuments, die normalerweise ausgeblendet sind) anzuzeigen. Alle Abbildungen von Word 97 in diesem Kapitel wurden mit der Schaltfläche einblenden/ausblenden in der gedrückten Position aufgenommen.
Fügen Sie eine Leerzeile ein, klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen, um die Dropdown-Liste anzuzeigen, und fügen Sie die Felder aus der Tabelle Kunden ein, um den Adreßbereich des Hauptdokuments zu erstellen (Abbildung 22.3).
Word erlaubt keine Leerzeichen und andere Satzzeichen in den Feldnamen von Seriendruckfeldern. Der Seriendruck-Assistent ersetzt Leerzeichen und andere nichtzulässige Zeichen in Access-Feldnamen durch Unterstriche (_), falls derartige Zeichen vorkommen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck-Vorschau der Symbolleiste Seriendruck, um eine Vorschau Ihres Serienbriefes zu erhalten.
Abbildung 22.3: Hinzufügen der Seriendruckfelder in das Seriendruck-Hauptdokument.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Datensatz suchen der Symbolleiste, tippen Sie USA in das Textfeld Suchen ein, und wählen Sie Land aus der Dropdown-Liste In Feld. Klicken Sie auf OK, um den ersten USA-Datensatz zu suchen.
Da der Serienbrief nur an Kunden in den Vereinigten Staaten geht, klicken Sie wiederholt auf die Schaltfläche Nächster Datensatz der Symbolleiste Seriendruck, um den ersten USA-Datensatz zu suchen. Alternativ können Sie 32 in das Textfeld der Symbolleiste eintippen. Abbildung 22.4 zeigt den Serienbrief für Great Lakes Food Market in der Vorschau.
Der Seriendruck-Assistent kommuniziert mit Word per DDE. Daher können Sie nicht die Abfragefunktionen von Word 97 verwenden, um Seriendruckdaten auszuwählen und zu sortieren. Wenn Sie das versuchen, unterbrechen Sie die DDE-Verbindung zwischen Word und Access. Daher müssen Sie Ihr endgültiges Seriendruckdokument auf einer Access-Abfrage aufbauen, wenn Sie Ihre Datensätze auswählen oder sortieren möchten.
Abbildung 22.4: Die Vorschau eines Serienbriefes an einen USA-Kunden.
Nachdem Sie ein standardisiertes Seriendruck-Hauptdokument erstellt haben, verwendet man normalerweise verschiedene Datenquellen, um Serienbriefe nach Empfängerkategorien zu erzeugen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Seriendruck-Hauptdokument, das Sie im vorherigen Abschnitt erstellt haben (EINKAUF1995H1.DOC), mit einer neuen Datenquelle auf der Basis einer einfachen Access-Abfrage einzusetzen:
Öffnen Sie eine neue Abfrage, und fügen Sie die Tabelle Kunden hinzu.
Abbildung 22.5: Der Abfrageentwurf für die Adreßliste der USA-Kunden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen der Symbolleiste, um sich vom Ergebnis der Abfrage zu überzeugen (Abbildung 22.6). Wählen Sie Datei/Speichern oder Speichern unter, und speichern Sie die Abfrage unter einem passenden Namen, wie etwa AbfrEinkaufUSA.
Abbildung 22.6: Das Ergebnis der Abfrage für die USA-Kunden.
Abbildung 22.7: Auswahl des Seriendruck-Hauptdokuments.
Überzeugen Sie sich, daß Ihre Abfrage die neue Datenherkunft für den Seriendruck darstellt, indem Sie auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen klicken und die Feldliste überprüfen. (Das Feld Land sollte nicht erscheinen.)
Alternativ können Sie auf die Schaltfläche Datenquelle bearbeiten der Symbolleiste Seriendruck von Word klicken, um die Abfrage in Access anzuzeigen, wie es Abbildung 22.9 verdeutlicht. (Klicken Sie auf die Minimieren-Schaltfläche des Abfragefensters von Access, und klicken Sie dann auf das Word-Dokument, um den Fokus an Word zurückzugeben.)
Abbildung 22.8: Dieses Meldungsfeld erscheint, wenn Sie die Datenquelle für den Seriendruck ändern.
Abbildung 22.9: Anzeige der Ergebnismenge aus Word.
Sie können das Hauptdokument und die Datenquelle direkt bei der Ausgabe an den Drucker verbinden oder eine Folge von Serienbriefen in einem neuen Dokument erstellen. Die letztere Möglichkeit erlaubt Ihnen die Inspektion der Briefe vor dem Ausdruck. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgabe in neues Dokument, um den neuen Serienbrief zu erstellen. Es erscheint der Anfang des ersten Serienbriefes – in der Reihenfolge der Postleitzahlen –, wie es Abbildung 22.10 zeigt.
Abbildung 22.10: Die endgültige Version des Serienbriefes, der an USA-Kunden adressiert ist.
Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt Word schließen, stellen Sie sicher, daß Sie Ihre Änderungen im Dokument EINKAUF1995H1.DOC speichern. Diese Datei wird als Seriendruck-Hauptdokument in den folgenden Abschnitten verwendet.
In vielen Fällen steht Word-Benutzern, die Serienbriefe aus Daten von Access-Datenbanken (.MDB-Dateien) erstellen müssen, Access 97 nicht zur Verfügung. Zum Lieferumfang von Office 97 gehören Microsoft Query und die erforderlichen 32-Bit-ODBC-Treiber, um .MDB-Dateien von Access (in allen Versionen) mit Microsoft SQL Server-Datenbanken und auch mit Tabellendateien von dBASE, FoxPro und Paradox 3+ zu verbinden. (ODBC-Treiber für Excel-Tabellenblätter und Textdateien gehören ebenso dazu.) Microsoft Query entspricht im Aussehen dem Abfrage-Entwurfsfenster von Access, zeigt aber die Ergebnismenge der Abfrage automatisch in einer separaten Fensterhälfte unterhalb des Entwurfsfensters an, wenn Sie die Abfrage aufbauen. Office 97-Anwendungen starten und steuern Microsoft Query per DDE.
Damit Sie die Beispiele dieses Abschnitts nachvollziehen können, muß auf Ihrem PC Microsoft Office installiert sein. Access 97 und Jet 3.5 erfordern die 32-Bit-ODBC-Treiber. Zu Office 97 gehören die 32-Bit-ODBC-Treiber für Access 97-Datenbanken. Die vorherigen 16-Bit-Access-Treiber unterstützen nicht die .MDB-Dateien (32-Bit) von Access 97.
Zu Word 97 gehört der Seriendruck-Manager, der im Konzept dem Access-Assistenten ähnlich ist. Die folgenden drei Abschnitte verwenden den Seriendruck-Manager, um eine neue Microsoft Query (MSQuery-) Datenquelle zu erzeugen und eine vorhandene MSQuery-Datenquelle zu verwenden.
Um Microsoft Query (MSQuery) für das Erstellen einer Seriendruck-Datenquelle aus einer Microsoft-Access-Datenbank zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
ODBC und Microsoft Query müssen auf Ihrem Computersystem installiert sein, bevor Sie die in diesem und den folgenden Abschnitten dieses Kapitels beschriebenen Prozeduren ausführen können. Wenn ODBC und MSQuery nicht auf Ihrem Computer installiert sind, starten Sie erneut das Setup-Programm von Office 97 und fügen diese Elemente in Ihre Systemkonfiguration ein.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck-Manager der Symbolleiste Seriendruck, um das Dialogfeld Seriendruck-Manager zu öffnen (Abbildung 22.11). Der Eintrag im Bezeichnungsfeld Daten des Abschnitts Datenquelle lautet NORDWIND.MDB!Query AbfrEinkaufUSA. Diese Syntax wird für die Festlegung des Themas einer DDE-Konversation verwendet, wenn Sie Access als DDE-Server einsetzen.
Abbildung 22.11: Das Dialogfeld Seriendruck-Manager mit einer spezifizierten Access-DDE-Seriendruckdatenquelle.
Abbildung 22.12: Das Dialogfeld Datenquelle erstellen von Word 97.
Abbildung 22.13: Das Dialogfeld Datenquelle auswählen von MSQuery.
Abbildung 22.14: Das Dialogfeld Neue Datenquelle erstellen von MSQuery.
Abbildung 22.15: Auswahl der Verbindung für eine neue MSQuery-Datenquelle.
Abbildung 22.16: Das Dialogfeld Query-Assistent von MSQuery, in dem Sie die Spalten für die neue Abfrage auswählen.
Abbildung 22.17: Das Dialogfeld Daten filtern des Query-Assistenten von MSQuery.
Abbildung 22.18: Das Dialogfeld Sortierreihenfolge des Query-Assistenten von MSQuery.
Abbildung 22.19: Das letzte Dialogfeld des Query-Assistenten von MSQuery.
Abbildung 22.20: Die fertige Abfrage in MSQuery.
Abbildung 22.21: Das Dialogfeld Seriendruck und das Dialogfeld Fehlerbehandlung.
Nachdem Sie mit MSQuery eine Abfrage erstellt und gespeichert haben, können Sie die gespeicherte Abfrage verwenden, um einen anderen Satz von Serienbriefen zu erstellen. Die gespeicherten Abfragen von MSQuery sind den als QueryDef-Objekte in .MDB-Dateien gespeicherten Access-Abfragen ähnlich. Um eine vorhandene .DQY-Datei als Datenquelle für ein Seriendruckdokument zu verwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
In den MSQuery-Versionen vor Office 97 wurden die Abfragen in Dateien mit der Erweiterung .QRY gespeichert. MSQuery in Office 97 verwendet dagegen die Dateierweiterung .DQY.
Klicken Sie in Word 97 auf die Schaltfläche Seriendruck-Manager, um das Dialogfeld anzuzeigen.
Abbildung 22.22: Auswahl einer vorhandenen .dqy-Datei von MSQuery im Dialogfeld Datenquelle öffnen.
Abbildung 22.23: Die .dqy-Datei zur ständigen Datenquelle für das Seriendruck-Hauptdokument machen
Viele Textverarbeitungsdokumente sind eine Sammlung einzelner Absätze, von denen sich jeder in Abhängigkeit vom Zweck des Dokuments ändern kann. Wenn das Dokument zum Beispiel einen Vertrag darstellt, kann man viele Absätze wahrscheinlich als Konfektionsware übernehmen: Standardabsätze, die auf der Basis der aktuellen Rechtssprechung, dem Zweck des Vertrags und der Beziehung zwischen den Parteien hinzugefügt werden. In ähnlicher Weise stellen Bücher eine Sammlung von Kapiteln dar. Wenn ein Autor ein Buch schreibt, durchläuft jedes Kapitel mehrere Bearbeitungsstufen. Dabei kann es fast aussichtslos werden, alle Textbausteine der einzelnen Dateien im Auge zu behalten und die Sammlung der Kapiteldateien für das Buch auf den verschiedenen Bearbeitungsstufen zu verwalten. Selbst wenn Sie mit einer durchdachten Konvention zur Benennung der Dateien arbeiten, können Sie leicht den Überblick über die Beziehung zwischen den Dateinamen und dem Inhalt der Dateien verlieren.
Anwendungen, die Dokumente verfolgen und Revisions-Datensätze für Dokumente verwalten, fallen in die Kategorie Dokumentenverwaltungssysteme. Gegenüber den Bildverwaltungssystemen, die statische – etwa von Scannern erzeugte – Bitmaps behandeln, müssen sich Dokumentenverwaltungssysteme mit dem dynamischen Inhalt von Dokumenten (veränderlichen Daten) beschäftigen. Mit den Möglichkeiten von OLE 2.1 bietet sich Access 97 fast zwangsläufig für das Erstellen von Dokumentenverwaltungssystemen an.
Ein einfaches Dokumentenverwaltungssystem läßt auf einer Tabelle mit einem oder mehreren Feldern des Datentyps OLE-Objekt aufbauen, um eingebettete Dokumente oder Verknüpfungen zu bestimmten Dokument-Dateien aufzunehmen. Dazu kommen mindestens zwei weitere Felder: eines für den Namen der Quelldatei des Dokuments und das andere zur Bereitstellung einer Dokument-Beschreibung. In zusätzlichen Feldern können Sie den Urheber des Dokuments kennzeichnen, den Status der Dokumente verfolgen, Schlüsselbegriffe hinzufügen und Berechtigungen für andere Personen zur Modifikation der Dokumente festlegen. Abbildung 22.24 zeigt den Entwurf einer einfachen Tabelle, die für das Speichern von Manuskripten in Form einzelner Kapitel in einem OLE-Objektfeld gedacht ist.
Vergleich mit VerknuepfenVergleich mit EinbettenNachdem Sie die Felder für Ihre Dokument-Tabelle definiert haben, müssen Sie bestimmen, ob Sie die Daten des Dokuments in die Tabelle einbetten oder die Dokumente mit ihren Quelldateien verknüpfen möchten. Ihre Entscheidung können Sie von den folgenden Kriterien abhängig machen:
Abbildung 22.24: Der Entwurf der Tabelle für ein einfaches Dokumentenverwaltungssystem.
Um ein Word 97-Dokument in ein OLE-Objektfeld einer Tabelle mit einem Entwurf ähnlich dem von Abbildung 22.24 einzubetten oder zu verknüpfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 22.25: Das Dialogfeld Objekt einfügen.
Abbildung 22.26: Auswahl einer Quelldokumentdatei im Dialogfeld Durchsuchen.
Abbildung 22.27: Einbetten eines Word 97-Dokument-Objekts aus einer Datei.
Wiederholen Sie die obigen Schritte für jedes Dokument, das Sie der Tabelle hinzufügen möchten. Sie können das Dokument-Objekt im Fenster von Word 97 aktivieren, indem Sie auf die OLE-Objektzelle doppelklicken. Wenn Sie die Dokumente anzeigen, können Sie sich davon überzeugen, daß der Inhalt mit der Beschreibung übereinstimmt.
Der Eintrag für Microsoft Word 97 erscheint nicht in der Liste der Objekttypen im Dialogfeld Objekt einfügen, oder der Versuch, ein Word 97-Dokument einzufügen, führt zur Fehlermeldung, daß der Eintrag in der Registrierungsdatenbank ungültig oder beschädigt ist.
Wenn Ihre Tabelle nur wenige Felder enthält, können Sie mit der AutoFormular-Funktion ein einfaches Formular für die Anzeige des eingebetteten oder verknüpften Objekts erstellen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um das Dokument-Formular aufzubauen:
Die Tabelle mit Ihren Word-Objekten muß mit Fokus in der Datenblattansicht geöffnet sein. Klicken Sie nun auf den Pfeil der Schaltfläche Neues Objekt in der Symbolleiste, und wählen Sie im Dropdown-Menü AutoFormular. Der Formular-Assistent erstellt automatisch ein Standardformular.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Entwurfsansicht in der Symbolleiste. Ordnen Sie die Steuerelemente bei Bedarf neu an, und ändern Sie ihre Größe. Das gebundene Objektfeld sollte fast den gesamten Anzeigebereich einnehmen. Um das Dokument im Originalformat anzuzeigen, setzen Sie die Eigenschaft Höhe des Objektfelds auf 29,7 cm und die Eigenschaft Breite auf 21,0 cm (für A4-Formate).
Wenn Sie das Formular für Dokumente im Format US-Letter (8 ½ mal 11 Zoll) einrichten möchten, in den Ländereinstellungen aber das metrische Maßsystem festgelegt ist, können Sie auf eine Umrechnung verzichten: Geben Sie einfach für Höhe den Wert 11" und für Breite den Wert 8,5" ein. Access rechnet dann die Zoll-Maße in Zentimeter um.
Kehren Sie zur Formularansicht zurück, um die Präsentation des Dokuments anzuzeigen. Abbildung 22.28 zeigt eine Seite des US-Manuskripts für das Kapitel 21 des vorliegenden Buches. Die Größe des gebundenen Objektfeldes in Abbildung 22.28 beträgt etwa 21,6 x 27,9 cm (8,5 x 11 Zoll).
Abbildung 22.28: Die Präsentation eines Word-97-Dokuments in einem gebundenen Objektfeld.
Abbildung 22.29: Ein eingebettetes Word 97-Dokument, das in einem gebundenen Objektfeld aktiviert wurde.
Sie können auch auf die Datensatzauswahlleiste am linken Rand des Formulars klicken, um die Markierung des Objekts aufzuheben und zur Präsentationsansicht zurückzukehren.
Die einzige verfügbare Ansicht eines Word-Dokuments bei einem eingebetteten Objekt ist die Seitenansicht. Das Layout eines eingebetteten Dokuments können Sie ändern, indem Sie das Dokument in Word öffnen (siehe den vorherigen Schritt 8), Datei/Seite einrichten wählen und dann die erforderlichen Anpassungen vornehmen.
Sie können auch zusätzliche Dokument-Objekte direkt in das Formular aufnehmen. Um ein Objekt in der Formularansicht einzubetten oder zu verknüpfen, setzen Sie den Datensatzzeiger auf den leeren (neuen) Datensatz. Im gebundenen Objektfeld erscheint eine leere Präsentation. Wählen Sie Einfügen/Objekt, und führen Sie die Schritte 2 bis 5 des vorherigen Abschnitts aus, um zusätzliche Dokument-Objekte einzufügen oder zu verknüpfen.
Abbildung 22.30: Öffnen des eingebetteten Dokuments im Fenster von Word 97.
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